Polityka compliance w organizacji

Nowoczesne firmy chcąc pozostać konkurencyjnymi na rynku, potrzebują odpowiednich narzędzi biznesowych. W ostatnich latach coraz bardziej na znaczeniu zyskują te instrumenty, które pozwalają przedsiębiorstwom minimalizować ryzyko złamania obowiązujących przepisów prawnych czy utraty zaufania klientów. Z tego powodu polityka compliance – chociaż pojawiła się w polskim biznesie stosunkowo niedawno – jest coraz częściej uwzględniana w działalności dużych i średnich firm.

Zaufanie do przedsiębiorstwa to wartość, której znaczenie trudno przecenić. Dla wielu firm jest to kwestia fundamentalna, bo przekłada się bezpośrednio na ich funkcjonowanie i pozycję na rynku. W takich sektorach jak finanse, ubezpieczenia czy ochrona zdrowia spadek zaufania może negatywnie odbić się na wynikach. Aby temu przeciwdziałać, wprowadzane są regulacje oraz elementy kontrolne, które w praktyce mają wyeliminować ryzyko utraty reputacji lub wahania kapitału zaufania.

Sztuka skutecznego omijania raf

Compliance jest zjawiskiem nowym, które dopiero osadza się w rzeczywistości organizacyjnej. Początkowo było narzędziem służącym badaniu otoczenia prawnego firmy i dostosowywaniu jej działalności do aktualnych przepisów. Miało eliminować ryzyko złamania obowiązującego prawa i grożących w związku z tym konsekwencji tak karnych, jak i finansowych.  – Pojawiła się też tendencja, by działy compliance zajmowały się tym, co dotychczas nie było wpisane w żaden mechanizm kontrolny, czyli polityką etyczną firmy – wyjaśnia dr Dariusz Bąk, koordynator merytoryczny studiów podyplomowych „Polityka compliance w organizacji” w Akademii Leona Koźmińskiego. Etyka w firmie to z jednej strony kwestia aspiracji i oczekiwań społecznych, z drugiej zaś budowanie zapory dla potencjalnych nadużyć. Zarządzanie standardami etycznymi, wpisane w politykę compliance, ma na celu nie tyle tworzenie pozytywnego wizerunku firmy, co przeciwdziałanie powstawaniu wizerunku negatywnego – nie tylko na skutek złamania przez firmę prawa, ale też obowiązujących w danym rejonie norm obyczajowych. To ważne, bo przedsiębiorstwa funkcjonują w otoczeniu prawnym, które zmienia się bardzo dynamicznie. – Zmiany prawa, przepisów nie zawsze są wewnętrznie spójne. Pojawiają się nieścisłości czy kolizje różnych typów norm i oczekiwań społecznych. Polityka compliance jest więc latarnią, która odpowiednio wcześnie pokazuje rafy i trudne momenty, z którymi firma musi się liczyć i z którymi musi sobie poradzić, aby zaufanie do niej nie zostało zachwiane – dodaje ekspert. A przecież niemal we wszystkich branżach zdarzają się przypadki naruszania pewnych standardów. Dotyczy to zarówno kontaktów z klientami, jak i nadużyć wewnętrznych, różnego rodzaju defraudacji, konfliktów interesów. Mogą one w konsekwencji mieć negatywny wpływ na kondycję finansową firmy i jej funkcjonowanie na rynku. Polityka compliance jest narzędziem, które pomaga takich sytuacji unikać.

Mapowania ryzyka i  interesariuszy

Aby wdrożenie systemu compliance powiodło się, czyli aby był on po prostu skuteczny, musi być dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji. Inaczej będzie wyglądał w banku, a inaczej w firmie farmaceutycznej czy przedsiębiorstwie z dowolnej innej branży. Dlatego, jak podkreślają specjaliści, warto na początek przeprowadzić analizę sytuacji, w jakiej znajduje się firma, i powodów, dla których rozważamy wprowadzenie takiej polityki. – Konieczne jest tzw. mapowanie interesariuszy. Dzięki temu zidentyfikujemy wszystkie podmioty, wewnętrzne i zewnętrzne, które są zainteresowane funkcjonowaniem firmy i tym, by postępowała w określony sposób. To między innymi pracownicy, właściciele, udziałowcy, lokalna społeczność, instytucje państwowe, kontrahenci, a nawet inne firmy – tłumaczy dr Dariusz Bąk. Mapowanie pozwoli nam w lepszy, pełniejszy sposób diagnozować potencjalne ryzyka, które mogą powstać w relacjach z poszczególnymi grupami interesariuszy. Gdy poznamy ewentualne zagrożenia, musimy sprawdzić, jakie mogą być konsekwencje sytuacji negatywnych. I właśnie pod ich kątem wprowadzać elementy compliance. Mają one być odpowiedzią na dostrzeżone potrzeby. To rozmaite regulaminy i kodeksy, szkolenia dla pracowników, procedury ujawniania nadużyć, nadzorowanie przestrzegania zapisów zawartych kontraktów, współpraca z odpowiednimi organami administracji rządowej i samorządowej.  W różnych firmach te elementy będą wyglądały inaczej, ale ich zadania będą podobne – minimalizowanie ryzyka złamania prawa oraz obowiązujących norm społecznych.

Specjalność nie tylko prawników

Ponieważ compliance w naszym kraju cały czas jest czymś nowym, na rynku wciąż jest zapotrzebowanie na specjalistów zajmujących się taką aktywnością. – Jak pokazują nasze doświadczenia, jest to zajęcie nie tylko dla prawników. Wśród uczestników naszych studiów podyplomowych prawnicy są mniejszością – wyjaśnia doktor Bąk. Wiedza prawna jest oczywiście konieczna, nie daje jednak pełnych kompetencji w kwestiach budowania kapitału zaufania, przeciwdziałania nadużyciom czy identyfikowania zagrożeń pozaprawnych. Niezbędna do tego jest znajomość etyki biznesu, etyki zarządzania, psychologii nadużyć, wiedza o tworzeniu systemów przeciwdziałających konfliktom interesów. Badanie otoczenia prawnego, dostosowywanie firmy do wymogów prawnych to warunki konieczne – pierwszy etap tworzenia polityki compliance w przedsiębiorstwie – ale obecnie niewystarczające. – Nie da się iść przez świat gospodarki, bazując tylko i wyłącznie na kontekście prawnym, zwłaszcza gdy zależy nam na budowaniu zaufania do naszego przedsiębiorstwa i przewagi konkurencyjnej. Narzędzia, instrumenty compliance to obszar wiedzy niedostępnej powszechnie. My oferujemy ją na naszych studiach podyplomowych. Realizujemy je wraz z partnerem, którym jest firma doradcza EY  – dodaje ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego.

Nowoczesny biznes to biznes społecznie odpowiedzialny. Skuteczne zarządzanie organizacją postępującą według takiego wzorca wymaga znajomości odpowiednich instrumentów prawnych oraz etycznych. Jest to szczególnie ważne w kontekście utrzymania jak najwyższego poziomu zaufania do przedsiębiorstwa. Jego naruszenie może negatywnie odbić się tak na reputacji, jak i na wynikach firmy. Polityka compliance to procesy i  instrumenty, które pomogą takie ryzyko ograniczyć do minimum.

PRportal.pl – informacje prasowe dla biznesu