Wysyłanie listów może przebiegać sprawniej

Współczesne firmy funkcjonują coraz szybciej, usiłując na każdym kroku wyprzedzić konkurentów w walce o klientów i kolejne zamówienia. Firmowe procesy, usprawnione przez systemy informatyczne, bywają jednak spowalniane przez czynniki, nad którymi przedsiębiorstwa nie mają pełnej kontroli.

Żadna firma nie istnieje w próżni. Nawet jeśli została zorganizowana w perfekcyjny sposób, pewne aspekty jej funkcjonowania zawsze będą zależne od otoczenia. Na przykład dostępność środków finansowych będzie uzależniona od zdolności płatniczej kontrahentów, ale także np. od szybkości, z jaką urząd zwróci należną nadpłatę podatku.

Na co dzień najbardziej odczuwalne są jednak sprawy pozornie błahe, ale związane ze zwykłym funkcjonowaniem, jak chociażby konieczność codziennego spędzania czasu w kolejce na poczcie. Pracownik sprawnie działającej firmy, udając się na pocztę, może poczuć się tak, jakby trafił do zupełnie innego świata. Nawet jeśli czas w tym miejscu nie zatrzymał się, to na pewno zwolnił.

Biznesowe spowolnienie

– Świadcząc usługę wirtualnego biura, wysyłamy korespondencję nie tylko własną, ale i naszych klientów. Zdarzają się dni, kiedy wysyłamy po 40 listów. Jednak bez względu na liczbę listów, nasz pracownik musi spędzić przy okienku nawet 60 minut. A przecież trzeba jeszcze doliczyć czas dotarcia na pocztę i z powrotem – mówi Katarzyna Brudnicka, dyrektor warszawskiej spółki Gold Place.

Listy firmowe zazwyczaj wysyłane są w formie poleconej. Dlaczego? W większości sytuacji nie byłoby to konieczne, gdyby nie obawa, że zwykła przesyłka po prostu nie dotrze do celu. Dlatego przedsiębiorcy płacą za list polecony nawet wtedy, gdy wystarczyłoby wysłanie go w formie zwykłej. Przedsiębiorcy wiedzą, że jeśli list zwykły rzeczywiście zginie w drodze do adresata, taką usługę trudno będzie zareklamować, ponieważ taka przesyłka nie jest w Poczcie Polskiej rejestrowana, a więc właściwie nie ma po niej śladu w żadnym systemie.

Poza tym jedyna opcja, aby przekonać się, że list rzeczywiście dotarł do adresata, to wysłanie go za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zanim jednak „zwrotka” wróci z poczty do nadawcy, czasem mija kilka tygodni. Brzmi to kuriozalnie, szczególnie jeśli zestawimy takie tempo z szybkością procesów w prywatnych przedsiębiorstwach. Można nawet dojść do wniosku, że kolejki na pocztach i tempo przekazywania informacji o przesyłkach spowalnia funkcjonowanie wielu firm, hamując przez to szybkość ich rozwoju.

Firmy radzą sobie z tym problemem jak mogą najlepiej, np. łącząc ze sobą różne możliwości. Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z usług poczty miejskiej prywatnych operatorów, a czasem nawet wysyłają swoich pracowników z listem bezpośrednio do adresata. Do tego wspomagają się firmami kurierskimi. Ich przedstawiciele sami zjawiają się w firmie, by odebrać przesyłkę. Następnie paczki nadane za pośrednictwem kuriera mogą być monitorowane przez klienta przez internet. Niestety, usługi firm kurierskich są zazwyczaj droższe, a przez to nieopłacalne przy wysyłce zwykłych listów.

Nadzieja w uwolnieniu rynku

Obecnie pojawiają się już jednak na polskim rynku rozwiązania, które umożliwiają przedsiębiorstwom wysyłanie listów w sposób bardzo zbliżony do tego, jaki znamy z firm kurierskich. Odnosi się to nie tylko do nowej oferty Poczty Polskiej, która wprowadziła opcję Przesyłki Firmowej oraz elektronicznego powiadamiania o przesyłce. Znacznie bardziej rozbudowane usługi oferują także operatorzy prywatni, którzy po uwolnieniu rynku pocztowego, postanowili przedstawić klientom swoje własne wizje nowoczesnej obsługi korespondencji.

– Obecnie klient nie musi już wychodzić z biura, ani tym bardziej stać w kolejkach, żeby nadać swój list. Klient może zostać obsłużony przez dedykowanego listonosza, który odbierze od niego wszystkie listy, zupełnie tak, jak zrobiłby to kurier – mówi Tomasz Kuśmierski, prezes zarządu ForPOSTA S.A. –Zarówno odbiór korespondencji od klientów, jak i proces doręczania przesyłek realizowany jest przez listonoszy wyposażonych w urządzenia skanujące i GPS, co oznacza, że każda przesyłka jest rejestrowana oraz bezbłędnie lokalizowana już w momencie nadania – dodaje.

W przypadku usług ForPOSTA, monitoring korespondencji dotyczy także listów zwykłych. Oznacza to, że nawet nadając list, którego wysłanie kosztuje 80 groszy netto, klient może sprawdzić przez internet, na jakim etapie znajduje się przesyłka, np. czy jest w terminalu przeładunkowym, oddziale czy też jest w trakcie doręczania. Gdy list dotrze do adresata, nadawca zostanie o tym powiadomiony (za niewielką opłatą) przez sms, e-mail lub komunikat systemowy.

Usługi oferowane przez prywatnych operatorów pocztowych zostały przygotowane właśnie jako odpowiedź na rosnące potrzeby firm – zarówno tych dużych, jak i najmniejszych. Choć więc każda firma jest do pewnego stopnia uzależniona od stylu funkcjonowania innych przedsiębiorstw i instytucji, nie zawsze musi poprzestawać na rozwiązaniach znanych z przeszłości. Usługi pocztowe stanowią tutaj dobry przykład. Każda firma może usprawnić swoje procesy, musi jednak zapoznać się z ofertą dostępną na rynku i znaleźć rozwiązanie najlepiej dostosowane do swojej specyfiki.

PRportal.pl – informacje prasowe dla biznesu