Integracja rozwiązań IT sposobem na przetrwanie kryzysu i szansą na sukces przedsiębiorstwa

przez | 21/12/2011

Przyspieszenie obiegu informacji, racjonalizacja kosztów i zwiększenie efektywności wykorzystania zasobów to tylko niektóre korzyści wynikające z integracji systemów IT w firmach. Kryzys gospodarczy może być dla firm impulsem do wdrożenia rozwiązań, które oprócz tego, że pozwolą ograniczyć koszty kadrowo-płacowe nawet o 30 procent, mogą także zwiększyć – średnio o połowę – płynność procesów biznesowych, poprawiając tym samym konkurencyjność przedsiębiorstw na rynku.

– W ostatnich latach obserwujemy ciekawe zjawisko konwergencji sieci informatycznych i telekomunikacyjnych w firmach. Powstające w ten sposób sieci teleinformatyczne pozwalają firmom na znaczne oszczędności, np. poprzez organizację spotkań w warunkach wirtualnych, co ogranicza do niezbędnego minimum wydatki na podróże i komunikację, a przy tym umożliwia uzgodnienie wszelkich kwestii dotyczących bieżących spraw oraz zaplanowanie strategii działania z udziałem pracowników rozproszonych po całym świecie. Obecny kryzys może tylko przyspieszyć tę tendencję. Korzyść z wprowadzenia takich rozwiązań jest bowiem podwójna: oszczędność kosztów przy jednoczesnym osiągnięciu planowanych celów biznesowych – wyjaśnia Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w firmie doradczej Optima Partners.

Coraz więcej menedżerów zaczyna rozumieć potrzebę integracji rozwiązań IT. Są oni bowiem świadomi znaczenia, jakie dla sukcesu firmy ma pozyskanie wiarygodnych informacji w możliwie jak najkrótszym czasie. Ponadto, wielu z nich odczuwa presję ze strony właścicieli, którzy bez szybkiego i wiarygodnego raportowania nie są w stanie konsolidować danych na poziomie centrali. Dlatego też coraz częściej decydują się na integrację rozproszonych dotychczas systemów do zarządzania finansami, kadrami, logistyką i projektami. – Integracja systemów informatycznych pozwala osiągnąć większy stopień spójności danych i ogranicza konieczność ich wielokrotnego wprowadzania do różnych systemów, co jak wiadomo jest pracochłonne i generuje wiele błędów. Dane raz wprowadzone w jednym systemie nie muszą być ponownie wprowadzane w drugim, co wpływa na ich jakość, jak również koszt ich pozyskania – mówi Mariusz Pawłowski.

Korzyści z integracji rozwiązań IT w firmie są ogromne. Podstawowe to, oprócz wspomnianego już jednorazowego wprowadzania danych, całkowita obsługa procesów biznesowych, niższe koszty oraz krótszy czas i wyższa jakość raportowania, co jest szczególnie istotne w przypadku np. spółek giełdowych, które muszą spełniać ściśle określone wymogi raportowe. Nie sposób przecenić też korzyści wizerunkowych, jakie spółka może osiągnąć wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów dotyczących przejrzystości podawanych informacji.

Dużym plusem integracji systemów w firmie jest automatyzacja wymiany danych, zapewniająca możliwość ich analizowania pod wieloma aspektami. – Dany aspekt biznesowy, który nie jest widoczny za pomocą danych przetwarzanych w jednym systemie może zostać dostrzeżony przy wykorzystaniu innej aplikacji naturalnie zintegrowanej. To prowadzić może do odpowiednio wczesnego reagowania na zmieniające się środowisko biznesowe firmy, co szczególnie w dobie kryzysu może mieć decydujące znaczenie dla osiągnięcia sukcesu w danej dziedzinie – wyjaśnia Mariusz Pawłowski, i dodaje: – Analizując automatycznie przepływające pomiędzy systemami dane możemy w procesie decyzyjnym uwzględniać większą ich ilość, co znacząco wpływa na trafność przewidywania skutków biznesowych decyzji, które podejmujemy.

Eksperci Optima Partners szacują, że dzięki wyeliminowaniu konieczności wielokrotnego wprowadzania danych np. do systemów ERP, zatrudnienie w działach kadrowo-płacowych przedsiębiorstw można ograniczyć nawet o 30%. – Dobrym wskaźnikiem zwrotu z inwestycji w zintegrowanie rozwiązań IT jest też przyspieszenie obiegu informacji np. magazynowych (poprzez eliminowanie wydruków na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów) czyli skrócenie czasu procesów średnio o około 50%. Ponadto, poprzez wykorzystanie mechanizmów planowania produkcji w powiązaniu z planowaniem dostaw, można ograniczyć zapasy magazynowe nawet o 90% (np. produkcja z wykorzystaniem dostaw just in time). Można również zwiększyć efektywność sprzedaży poprzez zapewnienie handlowcom w terenie dostępu online do bieżących stanów magazynowych za pomocą urządzeń przenośnych – wylicza Mariusz Pawłowski. Zaznacza przy tym, że przed przystąpieniem do jakichkolwiek inwestycji firmy powinny dobrze przemyśleć koncepcję integracji. – Punktem wyjścia powinno być zdefiniowanie celu biznesowego dla jakiego wykorzystywane ma być środowisko teleinformatyczne. Musimy wiedzieć jakie systemy informatyczne będą się składały na naszą architekturę IT i jakie dane muszą być wymieniane między systemami. Musimy też znać technologię i architekturę posiadanych lub planowanych systemów informatycznych, żeby dopasować do nich odpowiednie rozwiązanie integracyjne. Warto w tym celu zwrócić się o pomoc do wyspecjalizowanej firmy doradczej, której eksperci dobiorą optymalne rozwiązania dostosowane do potrzeb konkretnej firmy i gwarantujące, że inwestycja rzeczywiście przyniesie zamierzone korzyści.