Szkolenie dla pracowników: jak drukować efektywniej?

Wydatki na druk w każdej firmie można łatwo ograniczyć. Największe oszczędności można zyskać dzięki dobrej organizacji pracy i usprawnieniu obiegu informacji w przedsiębiorstwie.

Firmy, które zdecydowały się na optymalizację druku mogą zredukować roczne wydatki na ten cel nawet o kilkadziesiąt procent. Najwięcej, o blisko połowę, spadają wydatki na toner, eksploatację urządzeń i serwis, a o blisko 30 proc. zmniejszają się koszty zakupu papieru. Spadek wydatków związany jest głównie z ujednoliceniem floty, zmniejszeniem kosztów serwisowanie urządzeń i ich bardziej racjonalnym wykorzystaniem. Spore oszczędności przynosi wprowadzenie monitoringu oraz kontroli dostępu pracowników do floty drukującej. Świadomość faktu monitorowania ilości sporządzanych wydruków przez każdego z nich ma duże znaczenie psychologiczne. Wpływa na ograniczenie  wykorzystywania urządzeń do celów prywatnych oraz bardziej świadome wykorzystywanie sprzętu biurowego.

Ważnym elementem optymalizacji procesu druku w firmie są szkolenia dla pracowników. Dzięki nim kopiowanie i drukowanie  dokumentów służbowych odbywa się w sposób bardziej racjonalny. Mając świadomość kosztów, pracownicy unikają sporządzania dokumentów w kolorze i częściej decydują się na drukowanie monochromatyczne. Przynosi to realne oszczędności, gdyż szybko się okazuje, że nie każda tabelka i wykres musi być wydrukowana w kolorze. Dużo w tej kwestii zależy od administratora sieci. Może on ustalić uprawnienia dla poszczególnych grup  pracowników i wprowadzić dla wszystkich np. standardowy druk dwustronny i czarno-biały.  Możliwe jest to nawet w przypadku niewielkich instytucji, gdzie używane są tanie drukarki.

– Do wszystkich drukarek Konica Minolta dostarczane są na płycie CD sterowniki, dzięki którym możemy wybrać jako standardową opcję druku monochromatycznego. Jeśli nie zdecydujemy inaczej, nawet drukarka kolorowa będzie wykorzystywała do pracy tylko czarny toner. Daje to naprawdę spore oszczędności – mówi Szymon Szczur, Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta.

Podczas szkoleń okazuje się, że wielu z pracowników nie potrafi korzystać ze wszystkich możliwości oferowanych przez nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne np. faksowania bez użycia papieru czy skanowania dokumentów i ich przetwarzania na pliki elektroniczne. Rezygnacja z drukowania zbędnych materiałów i praca z dokumentami zapisanymi elektronicznie pozwala na lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów i znacznie zmniejsza koszty.

Warto również uświadomić pracownikom, że nie wszystko trzeba drukować w całości. Często wystarczy skopiować tylko fragmenty potrzebnego nam materiału. Przydatna jest także funkcja podglądu. Jeśli nie potrzebujemy materiału o najwyższej jakości, możemy zmniejszyć marginesy i czcionkę. Warto też pamiętać o funkcji „oszczędzaj toner”. Dzięki niej urządzenie wykorzystuje dużo mniej materiałów eksploatacyjnych. Lepiej też od razu drukować większe partie materiałów niż pojedyncze strony. Częste włączanie i wyłączanie urządzeń biurowych powoduje wzrost zużycia energii i materiałów eksploatacyjnych.

Aby jak najlepiej wykorzystać wszystkie rozwiązania, jakie oferuje nowoczesny sprzęt,  konieczna jest wiedza i świadomość. Dlatego Konica Minolta przy okazji nowych wdrożeń proponuje pakiet szkoleniowy dla administratorów i użytkowników. Aby ułatwić przejście na nowe rozwiązania, w pobliżu każdego urządzenia umieszczane są tablice graficzne ze skróconą  instrukcją  obsługi. Są one także dostępne w Internecie bądź wysyłane poprzez wewnętrzną sieć.

– Konica Minolta oferuje także innowacyjną usługę Itraining, w ramach której w postaci filmu tłumaczy się użytkownikom wszystkie nowinki i cechy szczególne nowych rozwiązań bizhub – dodaje Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. oprogramowania i rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska. – Takie szkolenia pomagają w wyrobieniu u pracowników potrzebnych nawyków i przyswojeniu nowej organizacji pracy. Dzięki nim pracownicy uczą się m.in. pracować w środowisku autoryzowanym, korzystać z druku podążającego oraz sporządzać dokumenty na odpowiednich do tego urządzeniach.

Kadra kierownicza powinna zdawać sobie sprawę z tego, że nowoczesny sprzęt w rękach pracowników, którzy nie potrafią z niego korzystać jest niewiele wart. Warto więc zainwestować w szkolenia, aby zwiększyć wydajność drukarek i usprawnić obieg informacji w firmie.

PRportal.pl – informacje prasowe dla biznesu