ArchiDoc zarchiwizuje dokumenty Ruch SA

przez | 11/08/2011

ArchiDoc – spółka wchodząca w skład Grupy Outsourcing Experts, lider rozwiązań outsourcingowych w dziedzinie zarządzania dokumentami i obsługi procesów back-office – podpisał pięcioletni kontrakt z Ruch SA. Umowa obejmuje obsługę bieżącej i archiwalnej dokumentacji największego w Polsce dystrybutora prasy. Wartość kontraktu wynosi 2 mln złotych.

Projekt dla Ruch SA w pierwszym etapie – zakłada przejęcie dokumentacji z około 70 lokalizacji spółki, znajdujących się na terenie całego kraju. Następnie ArchiDoc utworzy dla klienta Centralne Archiwum Dokumentów. Przejęta dokumentacja zostanie skategoryzowana według dedykowanego dla Ruchu katalogu akt, a następnie zarejestrowana w systemie i przekazana do przechowywania w Centrum Operacyjnym w Chorzowie.

Projekt outsourcingu archiwum jest integralną częścią planu restrukturyzacji i wdrażania strategii rozwoju spółki Ruch, którego jednym z elementów jest racjonalizacja wykorzystania zajmowanych powierzchni biurowych i magazynowych. ArchiDoc bazując na sprawdzonym modelu logistycznym, zaproponował elastyczny harmonogram odbiorów dokumentacji, który pozwala na wprowadzanie zmian uzależnionych od aktualnych potrzeb RUCH.

ArchiDoc jako jedna z nielicznych firm w Polsce, posiada doświadczenie w przejmowaniu tak wielkich zasobów archiwalnych, zarządzanych w systemie rozproszonym (struktura archiwum, metodologia przechowywania w dużej mierze zależy od tego kto zarządzał daną jednostką archiwizacyjną). Kluczową kwestią przy realizacji tego typu projektów jest wypracowanie zestawu wspólnych parametrów (tzw. klucza rejestracyjnego) w oparciu, o które cała przejęta dokumentacja zostanie zarejestrowana w systemie informatycznym.

Bardzo istotnym aspektem realizowanej umowy jest również fakt, iż mamy do czynienia z dokumentacją zgromadzoną na przestrzeni kilkudziesięciu lat, która w części wymaga specjalnego sposobu procesowania. Ruch istnieje na rynku polskim od 1918 r., każda jednostka regionalna przechowywała dokumenty od początku swojej działalności, niektóre archiwa z konieczności były tworzone w pomieszczeniach o różnym standardzie. ArchiDoc zdobył kompetencje w pracy z dokumentacją historyczną, realizując między innymi wieloletni projekt digitalizacji zbiorów archiwalnych Kancelarii Prezydenta. W ramach podpisanej umowy Centralne Archiwum Dokumentów Ruch, zostanie ulokowane w nowoczesnym magazynie, wyposażonym w szereg kompleksowych rozwiązań bezpieczeństwa (m.in.: czujniki automatycznej regulacji temperatury i wilgotności, system przeciwpożarowy, całodobowy monitoring obiektów, czy kontrolę dostępu do wszystkich pomieszczeń).

„O wyborze ArchiDoc przesądziły przede wszystkim atrakcyjne warunki handlowe zaproponowane naszej spółce, duże doświadczenie w przejmowaniu archiwów w systemie rozproszonym, elastyczne podejście do budowy harmonogramu odbioru dokumentów, odpowiedzialność umowna, referencje oraz posiadane przez spółkę certyfikaty, gwarantujące bezpieczeństwo przekazywanej dokumentacji” – powiedział Maciej Karolak z RUCH SA.

Wolumen przejmowanych dokumentów archiwalnych Ruch SA liczy blisko 30 kilometrów bieżących. Uruchomienie rozwiązania poprzedziło wdrożenie pilotażowe, które trwało miesiąc i było przeprowadzone w województwie dolnośląskim. Obecnie projekt jest realizowany w Centrum Operacyjnym ArchiDoc w Chorzowie. Proces przejmowania archiwów RUCH-u potrwa sześć miesięcy. Umowa obejmuje także obsługę dokumentacji bieżącej.

„Realizacja projektu na rzecz spółki Ruch jest dużym przedsięwzięciem. Kluczowym zadaniem ArchiDoc – w ramach zawartej umowy – jest stworzenie bazy archiwalnych dokumentów, zlokalizowanych w jednym miejscu tzw. Centralnym Archiwum. Ogromnie cieszy nas fakt, że do grona naszych klientów dołączył największy w Polsce dystrybutor prasy – RUCH S.A. Mam nadzieję, że porządkowanie zasobów archiwalnych jest punktem wyjścia do efektywnego zarządzania dokumentacją bieżącą i wkrótce Ruch dołączy do firm, które pracują głównie w oparciu o elektroniczne obrazy dokumentów” – powiedział Konrad Rochalski, prezes zarządu Outsourcing Experts oraz ArchiDoc SA.

W II kwartale 2011 roku spółka ArchiDoc podpisała dwa znaczące kontrakty – z Getin Noble Bank SA w zakresie obsługi back-office bieżącej i archiwalnej dokumentacji kredytowej banku oraz z Lukas Bank na obsługę kancelaryjną. Każda z umów została zawarta na okres trzech lat.

Umowa pomiędzy spółką ArchiDoc i Ruch SA jest kolejnym kontraktem z największym polskim dystrybutorem prasy zawartym w ramach Outsourcing Experts. W czerwcu 2011 roku Galposter – spółka wchodząca w skład Grupy OEX, świadcząca usługi w obszarze outsourcingu procesów identyfikacyjnych, rebrandingowych i budowy sieci – współtworzył nową odsłonę marki RUCH S.A. Galposter był współodpowiedzialny za prace koncepcyjne i projektowe związane z odświeżeniem wizerunku jednej z najbardziej znanych firm w Polsce, w tym częściowo za budowę nowych kiosków. Spółka odpowiada również za wprowadzenie bardziej efektywnego modelu obsługi serwisowej punktów sprzedaży w jednym z regionów działania Ruch SA.