Wirtualizacja spotkań – rozwiązania wspomagające pracę przedsiębiorstw

przez | 21/01/2011

Firma Trecom, dostawca systemów teleinformatycznych dla biznesu, jako jedna z dwóch firm w Polsce , oferuje rozwiązanie Cisco WebEx, profesjonalne narzędzie do prowadzenia konferencji przy użyciu sieci Internet,  pozwalające na znaczne oszczędności finansowe, związane z podróżami służbowymi i organizacją spotkań projektowych. Trecom przystąpił do programu WebEx Commision Program, który ma przyczynić się do dalszej popularyzacji rozwiązań wideokonferencyjnych na polskim rynku.

Jak szacują badania przeprowadzone przez Accenture i American Express wśród 110 firm z Ameryki Północnej, Europy i Azji, wydatki związane z podróżami służbowymi stanowią nawet 3,8% ogólnych kosztów działalności przedsiębiorstw, w przypadku segmentu usług.

Wymagana przez otoczenie szybkość działania oraz operowanie na wielu, również odległych terytorialnie rynkach, pociąga za sobą konieczność przeniesienia części aktywności firm w przestrzeń wirtualną. Bazowanie jedynie na telefonach i poczcie elektronicznej przestaje wystarczać, szczególnie podczas realizacji dużych projektów wymagających częstych spotkań dużych grup specjalistów.

Firmy poszukują wiec rozwiązań wirtualnych umożliwiających sprawną komunikację w czasie rzeczywistym z klientami, kontrahentami i podwykonawcami, dzięki którym będą mogły zmniejszyć nakłady na podróże służbowe przy zachowaniu wysokiej efektywności i elastyczności przeniesionych do świata Internetu  spotkań.

Obok niezaprzeczalnych korzyści wirtualizacji tego aspektu działalności, takich jak chociażby przyśpieszenie realizacji złożonych projektów, czy też możliwość realizacji spotkania nawet przy niesprzyjających warunkach atmosferycznych pojawiają się pytania o bezpieczeństwo  tego typu rozwiązań, bazujących na ogólnodostępnych zasobach Internetu.

„Przy wyborze narzędzia do współpracy on-line warto skupić się na kwestiach bezpieczeństwa, wybierając rozwiązania sprawdzonych i doświadczonych dostawców. Godne polecenia są rozwiązania, które wykorzystują Internet tylko jako dostęp pierwszej i ostatniej mili, realizując wewnątrz swojej struktury zarówno synchronizacje połączeń w czasie rzeczywistym jak i wymianę danych- co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa” – podkreśla Tomasz Szymański, Członek Zarządu Trecom Sp. z o.o.

Tego typu rozwiązaniem jest rekomendowany przez Trecom WebEx wspierany technologicznie przez Cisco, lidera rozwiązań optymalizujących pracę organizacji biznesowych.  WebEx oferuje zaawansowane usługi do obsługi szkoleń, eventów on-line jak również świadczenia usług wsparcia technicznego dla Klientów organizacji.  Wspiera przeprowadzanie wirtualnych konferencji , w których może brać udział od kilku do kilkuset uczestników jednocześnie, do których dostęp realizowany jest przez przeglądarkę internetową.

Z racji warstwowości i modułowości struktury platforma może znaleźć zastosowanie zarówno w niewielkich firmach jak również w globalnych korporacjach.   Webex występuje w kilku odmianach funkcjonalnych:

  • Meeting Center – dedykowany do większości rodzajów spotkań biznesowych oraz współpracy grup roboczych pracujących wspólnie nad projektem;
  • Event Center – dedykowany do realizacji dużych spotkań czy seminarii np. akcji marketingowych, prezentacji nowych produktów;
  • Training Center – dedykowany do przeprowadzania szkoleń on-line. Posiada specjalizowane narzędzia pozwalające na realizację testów, przeprowadzania ćwiczeń, badania opini, ewaluacji;
  • Support Center – dedykowany do świadczenia zdalnego wsparcia technicznego. Umożliwia łączenie się z pomocą na żywo z konsultantem za jednym kliknięciem i dwukierunkowy transfer plików. Rozwiązanie umożliwia konsultantowi logowanie się do komputera klienta na konto administratora.  Posiada również rozbudowany moduł monitoringu, pomocny  w zarządzaniu pracownikami działu wsparcia poprzez możliwość  śledzenia sesji.

Część głosowa spotkania jest realizowana , w zależności od wariantu przez:

  • Sieć PSTN
  • W formie VoIP (transmisja głosu w postaci pakietowej przez sieć IP, obsługiwana przez głośniki i mikrofon komputera).

Webex umożliwia wymianę informacji video za pomocą kamer video podłączonych do komputerów.

Niewątpliwa zaletą WebEx jest możliwość dostępu do platformy w chmurze, co wiąże się z niewielkimi kosztami korzystania z rozwiązania, oraz pozwala na dowolną skalowalność, odpowiadającą potrzebom organizacji. Webex w ramach usługi SaaS oferuje również funkcjonalność komunikatora – Webex Connect. Fakt przystąpienia Trecom do  WebEx Commision Program przyczyni się do dalszej popularyzacji rozwiązań wideokonferencyjnych na Polskim rynku,  dla których, szczególnie w świetle ostatnich decyzji rządu o zmniejszeniu nakładów na modernizację infrastruktur drogowej, otworzą się nowe możliwości.