Rok pod znakiem e-administracji

przez | 21/12/2010

Co łączy dolnośląskie Grębocice, Książ Wielkopolski i Kąty Wrocławskie? Wszędzie tam z powodzeniem działa e-administracja. Firma MIS SA ma za sobą kolejny rok wdrożeń narzędzi IT w urzędach miast i gmin. Informatyzacja ułatwia życie mieszkańcom, samorządowcom i urzędnikom.

Boom na e-rozwiązania

Coraz więcej urzędów funkcjonuje sprawniej dzięki wykorzystaniu e-narzędzi. Z czego to wynika? – Po pierwsze, do wykorzystania nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu dokumentami urzędników obligują przepisy prawne. Po drugie, łatwo pozyskać na ten cel środki unijne, dzięki czemu urzędy same nie ponoszą dużych kosztów. Po trzecie nowoczesnych form komunikowania się oczekują klienci urzędów – tłumaczy Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. Trzeba pamiętać, że gdyby wszędzie wdrażać taki sam, „uniwersalny” system, nie byłby on efektywny. E-narzędzia muszą być dostosowane do konkretnych potrzeb i stylu pracy danego urzędu. Indywidualne rozwiązania widać w każdym projekcie.

Ekspansja e-dokumentów

Czy to Książ Wielkopolski, czy podwałbrzyski Mieroszów lub położone w powiecie polkowickim Grębocice, wspólnym mianownikiem wszystkich projektów jest e-dokument. Pismo wprowadzone w elektroniczny obieg może być przeglądane i edytowane w każdej chwili przez wszystkie działy bez potrzeby drukowania. Oszczędza to czas i miejsce, bo nie trzeba już gromadzić urzędowych papierów w segregatorach, a droga od złożenia pisma do jego rozpatrzenia znacznie się skraca. Elektroniczny Obieg Dokumentów daje duże pole do manewru, regulując pracę urzędów kompleksowo. Na przykład w Środzie Śląskiej został połączony z Biuletynem Informacji Publicznej, Elektroniczną Skrzynką Podawczą, portalem oraz systemem dziedzinowym (czyli finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym).

E-budżet

Elektronika może także bezpośrednio stać na straży pieniędzy, a konkretnie pomagać w monitorowaniu budżetu gmin. Takie narzędzie IT z pomocą MIS SA wdrożyły w tym roku urzędy w Kątach Wrocławskich, Warcie Bolesławieckiej, Czernicy i Trzebnicy. Po to, by lepiej planować i kontrolować wydatki publiczne. – Cechą charakterystyczną budżetu jest jego zmienność, aplikacja do jego monitorowania pozwala na bieżąco weryfikować, w jaki sposób rozchodzą się publiczne pieniądze – tłumaczy Marcin Rogoziński, kierownik zespołu Urzędy w MIS SA. – To szczególnie przydatne przy działaniu w oparciu o budżet zadaniowy, zwłaszcza gdy moduł do monitorowania jest połączony z elektronicznym obiegiem dokumentów. Podpisywane faktury i umowy od razu są widoczne w systemie księgowym. Wiadomo także, jaką drogę przeszły dokumenty finansowe na etapie akceptacji merytorycznej – wyjaśnia.

SMS-owy Przemków

Mogłoby się wydawać, że urzędnik nie może w 160 znakach zmieścić interesującej dla petenta informacji. Nic bardziej mylnego! W Przemkowie na przykład z SMS-ów mieszkańcy mogą dowiedzieć się, czy dostali pozwolenie na budowę, albo czy ich nowy dowód osobisty jest już do odbioru. Urząd Miasta i Gminy w Przemkowie informuje mieszkańców o postępie rozpatrywanych spraw przy pomocy wiadomości tekstowych, wysyłanych na komórki. – Jest to możliwe dzięki zastosowaniu specjalnego modułu, który umożliwia dotarcie z wiadomością do konkretnego adresata – wyjaśnia prezes MIS SA. Rozwiązanie ma same plusy. Moduł zmniejszył liczbę telefonicznych zapytań, zredukował koszty powiadomień w porównaniu do usług pocztowych oraz znacznie przyspieszył komunikację.

Sołtysi w e-systemie

W gminie Krośnice specjaliści MIS starali się przezwyciężyć wykluczenie cyfrowe. Mieszkańcy, którzy nie mają dostępu do Internetu, sprawy urzędowe załatwią z pomocą sołtysa swojej wsi. – We wszystkich sołectwach zainstalowaliśmy komputery i podłączyliśmy je do systemu – mówi Marcel Kasprzak. – Sołtysi przejmują sprawy od mieszkańców swoich wiosek i kierują je do Urzędu Gminy. Dzięki temu nie trzeba jechać do oddalonych o kilka – kilkanaście kilometrów Krośnic.

To także ważne narzędzie w rękach sołtysów, którzy dzięki podłączeniu do systemu, bardzo szybko i tanio mogą kontaktować się z Urzędem Gminy. Dotyczy nie tylko codziennych spraw, ale także komunikacji w sytuacjach kryzysowych, które jak żadne inne wymagają niemal natychmiastowej reakcji.

Czas na e-dowód!

W pełni możliwości e-administracji ma szansę pokazać elektroniczny dowód osobisty, którego premierę zaplanowano na przyszły rok. Dokument zostanie wyposażony w mikroprocesor, odpowiedzialny między innymi za uwierzytelnianie podpisu elektronicznego oraz identyfikację użytkownika przy rejestrach publicznych. Pozwoli to na sprawne i szybkie załatwianie spraw w urzędzie. – Jeżeli elektroniczny podpis zacznie być stosowany masowo, to cyfrowa rewolucja stanie się faktem. Muszą być na nią gotowe urzędy w całej Polsce – stwierdza prezes MIS SA. E-dowód to prawdziwy sprawdzian dla urzędników i petentów.