Jak oszczędzić na szkoleniach?

przez | 30/11/2010

Od 2008 roku firmy tną wydatki związane z organizacją szkoleń. Rynek firm specjalizujących się w szkoleniach komercyjnych przeżywa lekką zadyszkę, a przeznaczone na dokształcanie kadr dotacje z UE są już w znacznym stopniu wykorzystane. Szkolenia to obszar, w którym – pozornie – można z łatwością zaoszczędzić. Pozornie, ponieważ może to się odbić na motywacji pracowników do pracy i zmniejszeniu ich kompetencji.

Polski rynek szkoleń pracowniczych po sukcesach i ponadprzeciętnych zyskach w latach 2004-2008 zmaga się obecnie z kryzysem. W 2009 roku przedsiębiorstwa z tej branży zmniejszyły swoje dochody nawet o 30 proc. Zleceniodawcy masowo rezygnowali z treningów i dokształcania swoich kadr, szukając w ten sposób oszczędności w czasach kryzysu. Ucierpiały na tym głównie szkolenia komercyjne – to je w pierwszym rzędzie odrzucali prezesi polskich firm. Z kolei szkolenia organizowane z udziałem środków z Unii Europejskiej, wykorzystujące pieniądze z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki także powoli dobiegają końca.

Pamiętajmy, że koszty, jakie związane są z organizacją szkoleń to nie tylko  kwota, jaka idzie za pracownikiem. Firmę, która decyduje się na szkolenie dla swoich pracowników, czeka szereg zabiegów organizacyjnych. Wybór miejsca szkolenia i ustalenie jego terminu, ocena trenerów, którzy zajmą się kształceniem kadr, rekrutacja uczestników – to kroki niezbędne w organizowaniu szkolenia, a ich przygotowanie jest wyjątkowo trudne, ponieważ wymaga czasu i pracy wielu osób. Dodatkowo dochodzą do tego inne konieczne, z punktu widzenia realizacji szkolenia, zabiegi: zapewnienie usługi cateringu, przygotowanie materiałów szkoleniowych, a po zakończeniu kursu – wystawienie certyfikatów oraz przeprowadzenie ankiet ewaluacyjnych, które powiedzą czy uczestnicy są zadowoleni i jak ocenili trenera. Dokumentów więc przybywa. Tak samo jak zadań związanych z organizacją szkolenia.

Organizator szkolenia wydaje się zatem skazany na tony dokumentacji, rozliczeń, zaświadczeń, umów i certyfikatów uczestnictwa. Znaczącym kosztem – poza wydatkami zewnętrznymi – staje się więc także koszt pracy pracownika lub zespołu organizującego szkolenie. O ile kosztów zewnętrznych raczej nie da się znacząco ograniczyć, o tyle jednak pracę zespołu można zautomatyzować. Na polskim rynku zaczęły pojawiać się narzędzia i aplikacje pomocne w pracy specjalisty ds. szkoleń. To nie tylko elektroniczne kalendarze z przypomnieniami, ale także zaawansowane programy IT.  Jednym z nich system YALA stworzony przez programistów z Poznania, który w jednym miejscu – na platformie online, dostępnej 24 godziny na dobę gromadzi wszystkie zadania i informacje związane z procesem organizacji.

– Z naszego doświadczenia wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia, są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować takie narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. YALA pozwala na kompleksowe zorganizowanie szkolenia począwszy od rekrutacji uczestników, przez obsługę procesu sprzedażowego, kontakt z trenerami i ośrodkami konferencyjnymi, po przechowywanie materiałów dydaktycznych i ewaluację. Bez segregatorów pełnych niezbędnej dokumentacji, bo wszystko co istotne przechowywane jest na serwerach. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy w naszym systemie zajmuje 2 godziny – mówi Robert Posiadała, Prezes L-System Sp. z o.o.

Pracodawcy po okresie kryzysu zweryfikowali swoje myślenie na temat szkoleń. I nawet jeśli sytuacja rynku szkoleniowego nie wróciła jeszcze do tej sprzed załamania, to widać pewien przełom. Pracodawcy mniej inwestują w szkolenia „miękkie”, czyli ogólnorozwojowe, ale – w zamian – wysyłają swoich pracowników na szkolenia bardzo specjalistyczne lub nastawione na wyjaśnienie konkretnych problemów. Kryzys nie zahamował bowiem rozwoju profesjonalnych szkoleń dla biznesu. Na organizatorów szkoleń nadal zatem czekać będą obowiązki związane z całym procesem organizacji szkolenia. Z zastosowaniem nowych technologii uda się to jednak zrobić szybciej i nieco taniej.

źródło/autor: dobocom