Czy wyjazd wakacyjny może stanowić koszt firmy?

Kosztem uzyskania przychodów nazywamy wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu lub utrzymania źródła przychodów, który związany jest bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Zdarza się często, że właściciele firm w okresie wakacyjnym organizują konferencje czy szkolenia dla swoich klientów i pracowników, często zapraszając również ich rodziny. Jak traktować taki wyjazd?

Konferencja dla klientów

Według założeń organizatorów konferencja, np. promująca nowy produkt ma trwać jeden dzień, natomiast wypoczynek pozostałe sześć dni. Można przypuszczać, że zasadniczym celem wyjazdu jest zaspokojenie osobistych potrzeb kontrahentów, przy czym nie ponoszą oni żadnych kosztów, natomiast ich rodziny opłacają całość wydatków. Nie ma wątpliwości, że koszty wyjazdu rodzin klientów nie mogą stanowić kosztu podatkowego, natomiast co do kosztów ponoszonych na rzecz klientów, zdania są podzielone- czy mogą w pełni stanowić koszt, czy należy je zaliczyć do kosztów reprezentacji?

– Mimo że dana firma nie zajmuje się na co dzień organizacją odpłatnych szkoleń czy konferencji, są one związane z zapewnianiem firmie źródła przychodów. I powinny być rozpatrywane jako koszty przychodów. W ten sposób firmy budują relacje handlowe, pozyskują nowych klientów i przedłużają umowy z dotychczasowymi – mówi Małgorzata Siwek, Prezes Wellton Sp. z o.o.

Szkolenia wewnętrzne

Te same wątpliwości powstają w wypadku szkolenia własnych pracowników. Jeśli seminarium podnoszące kwalifikacje zaplanowane jest na dwa dni, a na wypoczynek przeznaczone jest pozostałe pięć, to jak traktować cały wyjazd?

– Szkolenie jest dość problematycznym wyjazdem w interpretacji prawa. Interpretacja takiego wydatku wchodzi dość ściśle pod zakres delegacji pracowników firmy, zarówno pod kątem przedsiębiorstwa organizującego szkolenie, jak również uczestniczących w nim kontrahentów (jako delegacje ze swoich jednostkowych przedsiębiorstw). Szkolenie nie jest stricte wyjazdem służbowym, ponieważ w trakcie jego trwania nie są wykonywane czynności związane z działalnością firmy (kupno, sprzedaż, podpisanie umowy). W związku z tym, podczas trwania takiego szkolenia pracownikom nie przysługują żadne diety, obowiązujące podczas delegacji – wyjaśnia Prezes Wellton Sp. z o.o.

Zatem szkolenie wewnętrzne nie jest traktowane jako delegacja i pracownikom nie przysługuje wypłata ryczałtów i diet. Natomiast wszystkie poniesione koszta, odpowiednio zafakturowane, mogą być odliczone od podatku.

Szkolenie połączone z wyjazdem integracyjnym

Seminarium zarówno dla kontrahentów jak i pracowników może być połączone z wyjazdem integracyjnym. W takim wypadku to pracodawca organizujący wyjazd opłaca z pieniędzy firmy wszystkie wydatki i wlicza je w koszta.

Szkolenie za granicą

Wyjazd poza granicę kraju na okres jednego tygodnia, z czego jeden dzień ma zostać przeznaczony na działania edukacyjno – szkoleniowe, jest typowym wyjazdem rekreacyjnym z jednym dniem przeznaczonym na działalność bezpośrednio związaną z osiągnięciem przychodu. Jednakże bez odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, nie możemy tego jednoznacznie stwierdzić.

– Wyjazd ten owszem, może mieć charakter edukacyjno – szkoleniowy. Wtedy istniałaby możliwość zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu w firmie. Sprawą sporną jest uznanie do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z pobytem i szkoleniem kontrahentów. Najprawdopodobniej musielibyśmy uznać, że sytuacja taka dotyczyłaby wyłącznie pracowników firmy organizującej wyjazd, kontrahenci natomiast mogliby uzyskać dokumenty stwierdzające poniesione koszty dotyczące swojej indywidualnie prowadzonej działalności gospodarczej – tłumaczy Małgorzata Siwek.

Koszty organizacji szkolenia – co wliczyć?

Głównym potwierdzeniem szkoleniowego charakteru wyjazdu jest dokumentacja z odbytego seminarium. Jak mówi praktyka, organizacja spotkania czy szkolenia powinna charakteryzować się przygotowaną jasno agendą, materiałami szkoleniowymi (wydrukowanymi dla poszczególnych uczestników). Uczestnicy szkolenia powinni wcześniej otrzymać informację o planowanym harmonogramie i planie szkolenia, powinno zostać wskazane miejsce szkolenia, sposób zaopatrzenia cateringowego spotkania, partycypacja w kosztach, informacje dotyczące szkoleniowców czy trenerów, jak również imienne wyszczególnienie liczby uczestników.

W myśl przepisów najprostszym sposobem rozliczania świadczeń za wykonaną usługę jest przedstawienie faktury za jedną usługę, a nie rozbijanie jej na szereg odrębnych świadczeń (przejazd, wiza, pobyt w hotelu, wycieczki). W koszty szkolenia wliczamy po pierwsze wydatki związane stricte z konferencją, tj. materiały, wynajem sal konferencyjnych. Dojazd odliczamy w momencie, kiedy firma posiada wystawioną na siebie fakturę, że dokonała zakupu określonej liczby biletów na pociąg lub fakturę na benzynę za określoną liczbę kilometrów do miejsca szkolenia. Nocleg, wyżywienie i pobyt, by mógł być wliczony w koszta, musi być zafakturowany. Koszta poniesione na rzecz noclegu i wyżywienia muszą być zebrane na zbiorczej fakturze, gdzie zostanie wykazana liczba uczestników konferencji. Odliczenia jednakże można dokonać tylko za wydatki poniesione na rzecz pracowników, nie zaś kontrahentów. Kontrahenci natomiast mogliby indywidualnie uzyskać dokumenty stwierdzające poniesione koszty dotyczące swojej działalności gospodarczej.

Zebranie wszystkich faktur, rachunków, potwierdzeń ma na celu szczegółowe udokumentowanie przebiegu wyjazdu szkoleniowego, w razie pojawienia się wątpliwości ze strony Urzędu Skarbowego.

Odbyte szkolenie powinno zostać potwierdzone imiennymi certyfikatami, jako dowód obecności i uczestnictwa w szkoleniu. Ale jeśli szkolenie kończy się certyfikatem, wszelkie koszty poniesione po otrzymaniu stosownego dokumentu nie będą mogły być odliczone. Natomiast jeśli kursu nie wieńczy żaden certyfikat, można założyć, że szkolenie mogło trwać cały tydzień.

Rozliczanie się z podatku

Podstawowym pytaniem na jakie starają się odpowiedzieć przedsiębiorcy jest kwestia czy tygodniowy wyjazd jest związany z prowadzoną działalnością?

Urząd Skarbowy zwraca uwagę na to czy konferencje, szkolenia, kursy i seminaria organizowane przez przedsiębiorcę są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tzn. jeśli dana firma zajmuje się sprzedażą i dystrybucją klamek i zamków, nie może odliczyć sobie kursu z zakresu kosmetologii. Organizatorzy zobowiązani są do udowodnienia, że dane szkolenie jest ściśle związane z tematyką działalności firmy.

– Ciężar udowodnienia tego faktu spoczywa na podatniku, dlatego warto zgromadzić potrzebne w tym celu dokumenty, jak np. plan konferencji czy szkolenia, poruszane tam tematy, listy obecności, itp. Wszelkie koszty związane z organizacją konferencji należy zaksięgować – w zależności od przyjętej w jednostce polityki rachunkowości – np. w pozostałe koszty, usługi obce, itp. – jeżeli koszty konferencji mają związek z prowadzoną przez jednostkę działalnością. W sytuacji, gdy część kosztów nie jest związana z kosztami uzyskania przychodów, a są te koszty przenoszone na innych uczestników pobytu, należy potraktować je jako refakturę kosztów i tym samym zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych – wyjaśnia Prezes Wellton Sp. z o.o.

Temat wliczania w koszta wyjazdów szkoleniowych połączonych z wypoczynkiem jest kwestią bardzo niejednoznaczną i dość często spotykane są liczne wyłączenia w kosztach uzyskania przychodu czynione przez organy podatkowe. Najwłaściwszym rozwiązaniem wydaje się zatem, zwracanie w każdej przedmiotowej sprawie o indywidualną interpretację podatkową do właściwej Izby Skarbowej.

źródło/autor: Wellton

PRportal.pl – informacje prasowe dla biznesu