EVER GRUPA usprawnia procesy operacyjno-finansowe

Ever GRUPA specjalizuje się m.in. w utrzymaniu czystości obiektów i terenów wielkopowierzchniowych. Naszym atutem jest jakość oraz ścisły nadzór nad wykonywaną usługą. Teraz znaleźliśmy również sposób na zwiększenie wydajności procesów operacyjno-finansowych. Po wdrożeniu rozwiązań SunSystems (ERP) i QlikView (Business Intelligence in-memory) wzrosła ona o ok. 30 proc. – mówi Łukasz Soboń, Kontroler Finansowy w Ever Grupa.

Wdrożenie SunSystems trwało 3 miesiące. Wcześniej procesy finansowe i księgowe obsługiwano w systemie „pudełkowym” WaPro. Wiele zdarzeń jednak użytkownicy musieli rejestrować ręcznie, dane nie były szczegółowe, przez co podgląd tego, co działo się w organizacji był mocno ograniczony. – Obecnie wszystkie kluczowe procesy są całkowicie zautomatyzowane. Raz wprowadzona informacja do SunSystems jest widoczna w pozostałych obszarach i skorelowana z innymi, powiązanymi ze sobą danymi – wyjaśnia Łukasz Soboń.

Tak zaprojektowane rozwiązanie pozwoliło nie tylko znacząco wyeliminować ryzyko popełniania pomyłek, ale też usprawnić zarządzanie sprzedażą, finansami, księgowością, środkami trwałymi i rozliczeniami bankowymi. – Efekty widoczne są „gołym” okiem. Jeszcze do niedawna księgowanie płac czy szczegółowe zaewidencjonowanie amortyzacji zajmowało nam 2-3 dni. Dziś w SunSystems każdy z tych procesów trwa maksymalnie ok. 30 min. – dodaje Łukasz Soboń.

Jeszcze szybciej realizowane są rozliczenia bankowe. O ile wcześniej płatności należało realizować w WaPro ręcznie, o tyle SunSystems nie tylko automatycznie weryfikuje i przypomina, co i w jakim terminie należy uregulować, ale też umożliwia szybki sposób ewidencji zdarzeń powtarzalnych (np. faktury za paliwo).

– Owszem, jeśli firma jest mniejsza, wiele operacji można przeprowadzić ręcznie równie szybko. Ale gdy trzeba zarządzać bazą liczącą kilkadziesiąt tysięcy rekordów lub więcej, jest to nieporównywalnie trudniejsze. Jeden z pozoru niewielki błąd może negatywnie wpłynąć na decyzje podejmowane na bazie generowanych z systemu raportów. Dlatego tak ważny jest dokładny i bieżący monitoring procesów. Zwłaszcza tych, które bezpośrednio generują koszty. W tym obszarze SunSystems i QlikView świetnie się uzupełniają – dodaje Łukasz Soboń.

Analizy QlikView pokazują zarówno całkowite koszty i przychody firmy, jak i wyniki uzyskiwane na konkretnych obiektach, w regionach, a nawet przez poszczególnych pracowników. Każdy rodzaj kosztu ewidencjonowany jest z tym samym poziomem szczegółowości, dzięki czemu firma potrafi dokładnie wskazać miejsce jego powstania.

Wszystkie informacje są przechowywane w bazie SunSystems i wykorzystywane następnie przez QlikView m.in. do bieżących analiz i prognozowania kosztów obsługi nowych obiektów. Całkowity czas wdrożenia QlikView (łącznie z budową raportów na bazie poprzedniego systemu) wyniósł 13 dni, z czego 3 dni zajęła zmiana procedur pobierania danych i podłączenie do SunSystems, jako jednorodnego źródła danych biznesowych.

Obliczenia w QlikView są precyzyjne, detaliczne i odbywają się w ułamkach sekund. – Uwzględniając dane o powierzchni obiektu, EVER GRUPA potrafi ustalić, ilu pracowników i z jakimi narzędziami należy wydelegować do pracy, tak by została ona wykonana szybko, dokładnie i za satysfakcjonującą marżę – mówi Łukasz Soboń.

Dzięki QlikView koszty są na bieżąco monitorowane, a odchylenia natychmiast wychwytywane. Czy ewentualny wzrost kosztów jest konsekwencją spowolnienia pracy? Czy źródłem dodatkowych kosztów jest jednak większe zużycie środków czystości? Jeśli tak, to których i w jakim obiekcie?

– Znając odpowiedź możemy podjąć równie szybkie i skuteczne działania. W naszej branży, gdzie granica między zyskiem, a stratą jest dość cienka, to klucz do sukcesu – mówi Łukasz Soboń

źródło/autor: HOGART

PRportal.pl – informacje prasowe dla biznesu