Innowacyjne Krośnice

przez | 03/02/2010

Proszę sobie wyobrazić, że Pani tu nie ma… – tak zaczyna się spot promujący e-administrację w Polsce. Jak zapowiada reklama, bez kolejek i bez problemów, sprawy urzędowe będziemy mogli załatwiać przez internet. Tylko co z osobami, które nie maja dostępu do sieci? Rozwiązanie znalazła gmina Krośnice. Dzięki wdrożonej aplikacji autorstwa MIS S.A. mieszkańcy mogą załatwiać sprawy bez wizyt w urzędzie gminy.Mieszkańcy gminy Krośnice przynoszą podania do sołtysów. Korzystając z systemu w sołectwie, mogą wysyłać podstawowe dokumenty: na przykład wnioski o zezwolenie na wycinkę drzew, czy podania o umorzenie podatków w trudnych sytuacjach życiowych. Urzędowe formularze są dostępne bezpośrednio u sołtysów. Urząd Gminy dostarcza je do sołectw za pośrednictwem systemu informatycznego. – Jest to szczególnie ważne w przypadku wniosków o stypendia, które można składać tylko przez 15 dni w roku. Dzięki takiemu rozwiązaniu mieszkańcy nie muszą fatygować się do gminy po wniosek, wracać do domu, kompletować załączników i ponownie jechać do gminy, żeby wniosek złożyć – mówi Dariusz Stasiak, sekretarz Krośnic. Jak podkreśla Marcel Kasprzak, prezes firmy MIS S.A., jednym z priorytetów wdrożenia, oprócz usprawnienia pracy urzędu, było właśnie ułatwienie życia mieszkańcom, a zwłaszcza skrócenie czasu poświęcanego przez nich na załatwianie spraw urzędowych.

Jak to wygląda w praktyce?

Sołtysi gminy Krośnice mają wyznaczone dyżury, podczas których mieszkańcy mogą przyjść i przekazać swoją sprawę. Dokumenty są skanowane i za pomocą systemu przesyłane do urzędu. Tam trafiają do osób odpowiedzialnych za rozpatrzenie danych spraw. Dokładnie tą samą drogą mieszkańcy otrzymują odpowiedź z urzędu, przy czym, dzięki aplikacji, w każdej chwili sołtysi są w stanie skontrolować status dokumentów, znajdujących się w urzędzie gminy. – To bardzo wygodne rozwiązanie. Tym bardziej, że sołtysi są przeszkoleni, więc część czynności, takich jak skanowanie dokumentów i ich wysyłanie biorą na siebie – mówi Dariusz Stasiak. – Mogą przy okazji doradzić jak napisać konkretny wniosek, czy pismo – dodaje.

Nowatorskie rozwiązanie

Aplikacja wdrożona przez MIS S.A. oparta jest na platformie IBM Lotus Notes. Składają się na nią: system centralny (jest to aplikacja e-Urząd) i tzw. końcówki u 22 sołtysów. We wszystkich sołectwach zainstalowano komputery i podłączono je do systemu. Dodatkowo urzędnicy zostali zaopatrzeni w drukarki i skanery. Podobne końcówki zainstalowano w jednostkach podległych urzędowi na terenie gminy: np. szkołach. – Bardzo duży procent mieszkańców naszej gminy wciąż nie ma dostępu do internetu. Aby ułatwić kontakt z urzędem, zainstalowaliśmy system, który umożliwia załatwianie spraw bez wizyt w gminie. Wystarczy, że mieszkańcy udadzą się do sołtysa, który mieszka w pobliżu – mówi Dariusz Stasiak, sekretarz w gminie Krośnice.

System wielofunkcyjny

Końcówki u sołtysów służą nie tylko do przesyłania spraw od mieszkańców. To bardzo ważne narzędzie w kontaktach pomiędzy urzędem, a sołtysami. – System umożliwia nam bezpośredni kontakt z sołtysami. Wysyłając informację, wiemy, że dojdzie ona na czas. Kiedy korzystaliśmy z tradycyjnej poczty, nigdy nie było takiej pewności – mówi sekretarz Krośnic. Sołtysi natomiast mają możliwość wysyłania wszystkich informacji dotyczących bieżących spraw danego sołectwa, takich jak: kalendaria imprez i inicjatyw społecznych organizowanych w ciągu roku, wnioski z prośbą o dofinansowanie imprez, a także prośby o dotacje np. na remonty czy renowacje świetlic wiejskich, placów zabaw dla dzieci, przebudowy dróg, bądź ich naprawy. Jeśli wystąpi klęska żywiołowa, sołtysi przesyłają on-line listy poszkodowanych rolników, dzięki czemu pomoc z urzędu gminy jest udzielana szybciej.

Najważniejszy pierwszy krok

Innowacyjne rozwiązanie w Krośnicach działa od niespełna roku. Można powiedzieć, że jest to pierwszy krok do wprowadzenia pełnej e-administracji. – Zauważyliśmy, że coraz więcej mieszkańców korzysta z tego udogodnienia. Choć są naturalnie osoby, które wciąż wolą osobiście udać się do urzędu – mówi sekretarz gminy. – Wynika to z braku wiedzy na temat możliwości, jakie oferuje internet i z braku zaufania do innowacyjnych narzędzi. Zdaniem prezesa firmy MIS S.A. Marcela Kasprzaka stosowanie rozwiązań takich jak w przypadku Krośnic po pierwsze usprawnia pracę urzędu i stwarza udogodnienia dla klientów urzędu, po drugie przełamuje stereotypy i pokazuje, że innowacyjne rozwiązania mogą być bardzo pomocne w codziennym życiu. – Doskonale to widać na przykładzie gminy Krośnice, w której coraz więcej osób korzysta z systemu – dodaje Marcel Kasprzak.

Co dalej?

– Przewidujemy, że w najbliższych latach wioski w gminie Krośnice będą w pełni zinformatyzowane i mieszkańcy będą kontaktować się z urzędami bezpośrednio z domów. Na razie usprawniliśmy nasze działanie tak, aby mieszkańcom było jak najwygodniej – podsumowuje Dariusz Stasiak, sekretarz Krośnic. Gmina planuje rozbudowanie funkcjonalności systemu. Za pomocą systemu sołtysi będą mogli kontrolować budżety sołectw.

źródło/autor: profitcomms