System Elektronicznej Akceptacji Faktur

przez | 26/01/2010

Automatyzacja procesu akceptacji dokumentów kosztowych, a w konsekwencji skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości w ramach grupy, a także łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji syntetycznej i analitycznej, skrócenie czasu zamykania okresów sprawozdawczych oraz pełna wiedza na temat wysokości zobowiązań to tylko niektóre korzyści płynące z wdrożenia nowego rozwiązania autorstwa BPSC. Funkcjonalność Elektronicznej Akceptacji Faktur jest uzupełnieniem systemu Impuls 5, a w szczególności jego rozwiązań dedykowanych sferze procesowego zarządzania przedsiębiorstwem.

Elektroniczna Akceptacja Faktur to uniwersalne rozwiązanie upraszczające rozliczenia niezależnie od branży czy rodzaju prowadzonej działalności. Poprzez wbudowane odpowiednie procedury zapewnia przyspieszenie rozliczenia merytorycznego faktur poprzez bieżącą akceptację dokumentów kosztowych.

– Z naszych doświadczeń związanych z funkcjonowaniem rozwiązań finansowo-księgowych wynika, że największe problemy w firmach związane są nie z rozliczeniem kosztów, a z uzyskaniem informacji źródłowej dotyczącej kosztów już poniesionych, jednak jeszcze nie zewidencjonowanych. Te problemy ma właśnie rozwiązać opracowane przez nas oprogramowanie – zauważa Sławomir Kuźniak, Dyrektor ds. Konsultingu i Promocji w BPSC SA

System zapewnia szybszy dostęp do informacji dotyczącej harmonogramu płatności oraz wysokości naliczonego podatku VAT. Faktury z kancelarii, już na wstępnym etapie, trafiają do rejestru VAT, przez co stają się widoczne w zobowiązaniach osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki temu każda taka osoba na bieżąco zna poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności.

Skróceniu ulega czas potrzebny na „rozpisanie merytoryczne” faktury, a dzięki mechanizmom alertów i ponagleń przy zaleganiu korespondencji może być on ograniczony do minimum. System, zapewniając dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany dokumentów), wyklucza możliwość ich zniszczenia czy zagubienia przez pracownika.

Wdrożenie automatycznej akceptacji merytorycznej z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację na temat poziomu kosztów w firmie, co daje możliwość szybkiego rozliczenia projektów, zleceń czy zadań. Ma to bezpośredni wpływ na kontrolę budżetów i ewidencję kosztów. Natomiast ich automatyczna akceptacja finansowa jest zgodna z wartością, co za tym idzie system wymusza w zależności od wartości faktury taką ilość akceptacji, jaka jest potrzebna dla danego dokumentu, a zwłaszcza kwoty na jaką została wystawiona. Drastycznej redukcji ulega również ilość nierozliczonych faktur w przedsiębiorstwie. Analiza sytuacji w wybranych przedsiębiorstwach wykazuje, że ilość nierozliczonych faktur może spaść z kilkudziesięciu procent do poziomu kilku procent. Równie znacząco skraca się czas potrzebny na zamknięcie miesiąca z kilkunastu do kilku dni.

źródło/autor: BPSC

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.