Elektroniczne PIT-y w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych dzięki GAVDI eDeklaracje

przez | 22/01/2010

W 2009 roku firmy złożyły niemal 218 tysięcy eDeklaracji PIT-11 i PIT-40 za rok 2008 (dane Ministerstwa Finansów). W tym roku z ułatwień elektronicznego rozliczania się z fiskusem skorzysta także Zakład Ubezpieczeń Społecznych – pierwsza instytucja publiczna, w której system SAP HCM wzbogacono o moduł eDeklaracji firmy GAVDI. Wdrożenie aplikacji eDeklaracje w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych sprawi, że liczba deklaracji podatkowych za rok 2009 złożonych drogą elektroniczną wzrośnie o ponad 50 tysięcy

– Od ponad roku w większości naszych oddziałów funkcjonuje system SAP HCM. Teraz zdecydowaliśmy się uzupełnić go o moduł eDeklaracji firmy GAVDI, który pozwoli nam w istotny sposób ograniczyć czasochłonność i pracochłonność procesu wysyłania docelowo, po objęciu systemem SAP HR także ostatnich 4 oddziałów, ponad 50tys. deklaracji PIT-11 do Urzędów Skarbowych – wyjaśnia Jadwiga Chodasewicz, Wicedyrektor Departamentu Finansów Zakładu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. – Z naszych obliczeń wynika, że eliminacja konieczności wydruku i wysyłki papierowych dokumentów, które to czynności w przypadku instytucji zatrudniającej ponad 47 tys. osób generują istotne koszty, sprawi, iż inwestycja powinna się zwrócić w ciągu pierwszej wysyłki, czyli w ciągu 3 miesięcy od zakupu rozwiązania – dodaje Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska SA.

Zmniejszenie pracochłonności, skrócenie czasu i likwidacja kosztów wysyłania papierowych deklaracji podatkowych to nie jedyne korzyści, jakie przyniesie ZUS-owi instalacja eDeklaracji. Moduł ten dostarcza bowiem szeregu innych benefitów. PIT-y wysłane w formie elektronicznej będą automatycznie archiwizowane w elektronicznej bazie danych ZUS, co sprawi, że dostęp do nich będzie szybki i łatwy w każdym momencie – bez konieczności przeszukiwania papierowej teczki osobowej każdego pracownika. Istotna jest również łatwość modyfikacji oprogramowania eDeklaracje – szybko można je rozbudowywać o opcje przygotowywania kolejnych deklaracji, jeśli zachodzi taka potrzeba. Jedynym wymaganiem, jakie musi spełnić firma korzystająca z eDeklaracji, jest dostarczenie do aplikacji plików w formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Ponadto, eDeklaracje pozwolą na monitorowanie statusu wysyłki dokumentów PIT każdego pracownika do urzędów skarbowych. W interfejsie tej aplikacji znajdują się informacje o tym, czy dokument został wysłany i czy został odebrany przez właściwy urząd.

Instalacja modułu eDeklaracji jest procesem bardzo krótkim. Nie inaczej było w przypadku jego wdrożenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. – 4 grudnia podpisaliśmy umowę z ZUS-em, a już 23 grudnia zakończyliśmy wszelkie działania instalacyjne oraz przekazaliśmy informacje niezbędną do obsługi GAVDI eDeklaracji administratorowi systemu SAP HCM w ZUS. Od tego momentu system jest gotowy do użycia – powiedziała Teresa Olszewska. – Ponadto, w ramach umowy, oprócz instalacji i licencji, zapewniamy szkolenie z obsługi eDeklaracji dla dedykowanych pracowników wydziałów płacowych wszystkich oddziałów ZUS. Szkolenie odbędzie się 15 stycznia i poprowadzi je ten sam zespół, który instalował eDeklaracje. Po zakończeniu szkolenia ZUS będzie w pełni przygotowany do korzystania z tej aplikacji, co sprawi, że deklaracje podatkowe pracowników ZUS za rok 2009 zostaną wysłane do Urzędów Skarbowych drogą elektroniczną.

Oprócz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z oprogramowania eDeklaracje korzysta w Polsce wiele podmiotów. W zeszłym roku elektroniczne zeznania podatkowe złożyły m.in.: ENEA SA, Media Saturn Holding Polska, PGE Dystrybucja Lubzel, Philips Lighting Poland SA, Randstad Sp. z o.o. czy Siemens Sp. z o.o. W tym roku do tego grona dołączą m.in. Bank Zachodni WBK, Giełda Papieró w Wartościowych, PTC Era, Netia, KGHM Polska Miedź czy Stump Hydrobudowa.