Konica Minolta wdrożyła koncepcję iDOC w centrali Amplico

Konica Minolta Business Solutions Polska zakończyła wdrożenie scentralizowanego systemu druku  u wiodącego dostawcy usług finansowych i ubezpieczeniowych – w Grupie Amplico. Nowy system druku zaimplementowany został w trzech należących do Amplico spółkach – Amplico Life, Amplico Services oraz Amplico TFI zatrudniających łącznie ponad 500 pracowników biurowych. Wdrożone w Amplico rozwiązania Konica Minolta obsługują ponad 400 000 wydruków miesięcznie. Inwestycja zrealizowana została na zasadzie najmu. Jej wartość wyniosła ok. 700 000 złotych, nie uwzględniając kosztów kopii. Dostawca systemu wybrany został w przetargu.

„Inwestycja w nowy system druku Konica Minolta w centrali Amplico to ważny element usprawnienie procesów pracy w naszych biurach” – powiedział Piotr Szkolmowski odpowiedzialny za wdrożenie rozwiązania ze strony Amplico. „Druk to niemałe koszty, szczególnie przy takim profilu działalności jak nasz, wymagającym produkowania wielu dokumentów. Wciąż szukamy nowych rozwiązań, które pozwoliłyby kontrolować ilość i koszty druku. Jednak poprzednio wdrożone rozwiązania nie w pełni nas satysfakcjonowały.”

Bardzo ważnym etapem, który poprzedził wdrożenie rozwiązania, była analiza oparta o metodologię iDOC. Konsultanci Konica Minolta przeprowadzili w firmie klienta badania mające na celu ustalenie ówczesnego stanu w obszarze druku. Dokładnie sprawdzono, jakie jest obciążenie na urządzeniach, jaka jest ich funkcjonalność, ile i jakie urządzenia pracują w biurach, jaki jest wiek i stan sprzętu.

W ramach analizy zebrano także informacje na temat liczby użytkowników i generowanej przez nich liczby wydruków. Sprawdzono, jakiego typu wydruki dominują – czarno-białe, kolorowe, druk dwustronny, format. Wszystkie te dane wykorzystane zostały do stworzenia propozycji systemu druku w pełni odpowiadającego potrzebom Amplico. Przedstawiona oferta uwzględniała nie tylko dobrane odpowiednio urządzenia, ale także propozycję ich optymalnego rozmieszczenia, aplikacje wspomagające zarządzanie drukiem oraz obsługę serwisową i opiekę nad wszystkimi elementami nowego systemu.

„Zaproponowane przez Konica Minolta rozwiązanie okazało się dla nas najbardziej korzystne pod względem konfiguracji urządzeń, oprogramowania, funkcjonalności, a także ceny” – kontynuuje Piotr Szkolmowski. „Bardzo ważnym kryterium wyboru była także gwarancja bezawaryjności nowego systemu. Firma Konica Minolta zaoferowała nam silne wsparcie w zakresie serwisu i obsługi całego systemu.”

W wyniku zaakceptowania propozycji Konica Minolta wdrożyła w biurach centrali Amplico 25 wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych z serii bizhub. Wszystkie pracują w systemie accountingowym SafeQ, umożliwiającym ścisłą kontrolę ilości i kosztów produkowanej dokumentacji. System SafeQ na bieżąco monitoruje i zlicza wydruki oraz kopie wykonane na wszystkich zainstalowanych w biurze urządzeniach. System oddzielnie wycenia strony kolorowe i czarno-białe, także w obrębie jednego zadania. Koszt wydruku ustalany jest m.in. na podstawie kosztów eksploatacji urządzenia. Operator systemu może w dowolnej chwili sprawdzić rozkład kosztów druku z wyszczególnieniem konkretnych użytkowników, departamentów lub innych komórek firmy. System SafeQ generuje raporty i przesyła je na wybrany adres e-mail bądź zapisuje je we wskazanym katalogu w formatach XLS, CSV, XML i HTML. Raporty te są podstawą do długookresowych statystyk i analiz. SafeQ umożliwia także nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom sprzętu drukująco-kopiującego i wprowadzanie limitów druku dla konkretnych działów.

W ramach wdrożenia w Amplico Konica Minolta przejęła opiekę nad wszystkimi urządzeniami drukującymi w firmie. Zgodnie z umową z Amplico, Konica Minolta odpowiada za naprawy, dostarczanie materiałów eksploatacyjnych i szkolenie pracowników Amplico w zakresie wykorzystania wszystkich możliwości urządzeń i oprogramowania. Z uwagi na pełen outsourcing i obecność osoby dedykowanej do obsługi systemu na miejscu u klienta, Konica Minolta na bieżąco monitoruje poprawność działania rozwiązań.

Wstępne oceny weryfikujące prace systemu potwierdzają, że spełnia on założenia przyjęte na początku współpracy. Dzięki standaryzacji warunków serwisowych administracja związana z zarządzaniem urządzeniami ograniczona została do minimum. Centralizacja rozproszonego systemu druku i przekazanie zarządzania nim zewnętrznemu partnerowi zwolniła szefów IT z obowiązku ciągłego kontrolowania biurowych urządzeń drukujących i pozwoliła im skoncentrować się na decyzjach biznesowych, a nie technologicznych. Dzięki ujednoliceniu floty urządzeń znacząco zmniejszyła się ilość zużywanych tonerów. Poprawiła się także wydajność pracowników Amplico, którzy wykorzystując w pełni funkcje urządzeń Konica Minolta, poświęcają mniej czasu na wyprodukowanie raportów i prezentacji.

„Nasz Klient może spodziewać się zwrotu z inwestycji po upływie ok. 12-13 miesięcy od wdrożenia” – powiedział odpowiedzialny za projekt z ramienia Konica Minolta Piotr Polanowski. „Jednak już dziś widoczne są wymierne korzyści z centralizacji procesów druku za pomocą zaproponowanych przez nas rozwiązań. Korzyści te ujawniły się przede wszystkim w aspekcie finansowym, wydajnościowym i bezpieczeństwa wydruków.”