GAVDI Polska: Jeszcze więcej narzędzi do optymalizacji procesów kadrowo-płacowych

GAVDI Polska podpisała umowę o współpracy z firmą Open Text specjalizującą się w systemach ECM (Enterprise Content Management) – do zarządzania treścią przedsiębiorstwa. W ramach umowy GAVDI będzie oferować na polskim rynku Open Text Employee Information Management for SAP Solutions jako uzupełnienie SAP HR. Rozwiązanie zapewnia szybszy dostęp do dokumentów pracowniczych, obniżenie kosztów administrowania i zgodność z przepisami.

Zgodnie z polskimi przepisami każdy pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową, o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty muszą być przechowywana nawet przez 50 lat. W wielu przedsiębiorstwach dokumentacja działów kadrowo-płacowych nadal przechowywana jest wyłącznie w wersji papierowej, w kartotekach, segregatorach i szafach. Codziennie praca działu HR opiera się na wymianie dokumentów i korespondencji w różnej postaci – wnioski, zaświadczenia, CV, maile, pliki itd. Kiedy dodać do tego pracę w organizacji rozproszonej terytorialnie, czyli konieczność przechowywania i przesyłania dokumentacji w różnych lokalizacjach, zadanie staje się złożone. Pracodawcy może w tym pomóc oferowane przez Open Text narzędzie informatyczne do zarządzania dokumentami. Open Text Employee Information Management for SAP umożliwia prowadzenie teczek personalnych w postaci elektronicznej. Dokumenty przechowywane w archiwum elektronicznym są nieedytowalne i dostępne w ramach kontroli uprawnień systemu SAP, a więc bezpiecznie, zgodnie z regulacjami prawnymi (ochrona danych osobowych).

Jakie wymierne korzyści biznesowe zapewnia rozwiązanie Open Text? Wdrożenie systemu przede wszystkim ogranicza czas i koszty związane z pracą administracyjną. Czas poświęcony na wyszukanie i udostępnienie dokumentów skraca się o co najmniej 30%. Ilość dokumentów przesyłanych fizycznie z miejsca na miejsce może zostać znacząco ograniczona, co skraca czas trwania procesu nawet o 70%. W przypadku części dokumentów można nawet rozważyć możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji, co ogranicza koszty składowania.

Dzięki systemowi wiele zadań administracyjnych działu HR można uprościć lub przesunąć na pracowników i ich przełożonych za pomocą funkcji samoobsługi (self-service). Pracownik nie musi iść do działu HR, żeby obejrzeć swoją teczkę, może to zrobić sam z dowolnego komputera. W ramach nadanych uprawnień może przeglądać swoje dane, uaktualniać je i dodawać do swojej teczki inne niezbędne dokumenty. Aplikacja Open Text jest zintegrowana z portalem SAP, a więc dokumenty mogą być udostępniane za pomocą przeglądarki internetowej.

Zarządzanie dokumentami w SAP oraz wykorzystanie standardowego workflow pozwala usprawnić takie procesy HR jak np. rekrutacja i przyjmowanie pracownika, akceptacja wniosków czy ocena pracy.

– Zainteresowaliśmy się produktem Open Text ponieważ rozwija on funkcjonalność SAP HR o funkcje związane z administrowaniem i zarządzaniem dokumentami pracowniczymi – mówi Teresa Olszewska, prezes GAVDI Polska. – Narzędzie jest dobrze zintegrowane z SAP HR i umożliwia kolejną optymalizację procesów kadrowo-płacowych. Niejako w sposób naturalny powinno więc trafić do naszej oferty.

Rozwiązanie Open Text Employee Information Management for SAP Solutions przeznaczone jest dla wszystkich klientów, którzy korzystają z SAP HR. Im więcej pracowników zatrudnia firma tym efekt wdrożenia jest oczywiście większy, a zwrot z inwestycji szybszy. Np. przy skali ok. 5000 pracowników zwrot z inwestycji może być osiągnięty już w pierwszym roku.

Produkt Open Text przyniesie też wiele korzyści firmom o strukturze rozproszonej, liczącym wiele oddziałów czy placówek, gdy pracownicy w terenie mają utrudniony dostęp do danych HR, a dział HR ma kłopoty z przekazywaniem im informacji w sposób bezpieczny i kontrolowany.

– GAVDI Polska jest ekspertem na rynku rozwiązań HR – podsumowuje Piotr Jankiewicz, Sales Manager, CE, Open Text Corporation. – Wdraża rozwiązania SAP HR i ma w tym duże doświadczenie. Wydaje się to najlepszą kombinacją doświadczeń i możliwości. Nasza aplikacja zapewnia organizowanie dostępu do danych pracowniczych w ramach SAP. To dokładnie ten obszar, na który GAVDI Polska może łatwo rozszerzyć swoje kompetencje.

Open Text jest największym na świecie niezależnym dostawcą oprogramowania Enterprise Content Management (ECM). Rozwiązania Open Text służą do zarządzania informacjami we wszystkich obszarach działalności, spełniając oczekiwania największych światowych przedsiębiorstw, agencji rządowych oraz firm świadczących usługi konsultingowe.

Firma Open Text założona została w 1991 roku w Kanadzie. Od 1996 roku notowana jest na giełdach w Toronto i Nowym Jorku. Spółka zatrudnia obecnie ponad 3000 pracowników. Do kluczowych, globalnych partnerów, z którymi Open Text ściśle współpracuje przy tworzeniu oprogramowania należą SAP i Microsoft. Potwierdzeniem udanej współpracy z SAP jest przyznanie Open Text nagrody: 2009 SAP® Pinnacle Award as the Regional Software Solutions Partner of the Year, EMEA.

Open Text wspomaga około 46 000 klientów i miliony użytkowników posługujących się 12 językami w 114 krajach. Więcej informacji o Open Text dostępnych jest na stronie: www.opentext.com

W Polsce rozwiązania Open Text znalazły uznanie kilkudziesięciu klientów z różnych branż. Należą do nich: Kompania Piwowarska, Mercedes-Benz Polska, Allianz, Commercial Union, Polsat Cyfrowy, Wydawnictwo Murator. Przykładowe wdrożenia realizowane przez partnerów Open Text to: Cementownia Górażdże, Vattenfall, Termoizolacja, nkt cables, Basell Orlen Polyolefins (PMS Labs) czy Ergo Hestia (Atena).

PRportal.pl – informacje prasowe dla biznesu