Firmy czeka zalew wniosków o wyrównanie zasiłków chorobowych

przez | 15/06/2009

Chorowałeś w ciągu ostatnich trzech lat? To sprawdź, czy twój zasiłek chorobowy nie został zaniżony i zażądaj jego wyrównania wraz z ustawowymi odsetkami – takie prawo daje każdemu pracownikowi wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24.06.2008 r. Pracodawcy muszą być przygotowani do obsługi takich wniosków.

Przez niemal 10 lat ZUS stosował się do przepisu art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25.06.1999 r. (o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) stanowiącego, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów pracy lub regulaminów nie przewidują zmniejszenia ich za okres pobierania zasiłku. Innymi słowy, jeśli np. premia była stałym – bez względu na chorobę – składnikiem wynagrodzenia, to nie podlegała wliczeniu do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Trudno zarzucić brak logiki takiemu rozumowaniu – skoro chorujący pracownik i tak dostawał premię, to trudno, żeby jej wysokość rzutowała także na wymiar zasiłku.

Przejmij inicjatywę

Jednak w większości firm w okresie choroby pracownikom premii nie wypłacano, ale regulamin płac o tym nie informował. W efekcie chory pracownik nie tylko nie dostawał premii, ale i jej wysokość nie liczyła się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. A przecież składkę chorobową od premii – podobnie jak od wszystkich innych składników wynagrodzenia – ZUS pobrał. Nieliczni pracownicy próbowali dochodzić swych racji w sądzie, ale bez powodzenia – sprzymierzeńcem okazał się dopiero Trybunał Konstytucyjny, który stanął na stanowisku, że w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego należy uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia, za które pobrana została składka (Dz.U z dnia 7 lipca 2008 r. nr 119, poz. 771).

Co więcej, Trybunał postanowił, że termin dochodzenia roszczeń wynosi 3 lata od daty wypłaty zasiłku chorobowego, który pracownik otrzymał z tytułu ubezpieczenia w ZUS. Pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników mają obowiązek przeliczenia świadczeń za taki okres i wyrównania niedopłaty wraz z odsetkami (co im później refunduje ZUS). Ale uwaga – to nie jest automat, pracownik musi sam takiego przeliczenia zażądać, składając odpowiedni wniosek. Naprawdę warto to zrobić – kwoty zwrotu bywają pokaźne, zwłaszcza w przypadku urlopów macierzyńskich.

Popłoch w księgowości

Problem może dotyczyć bardzo wielu firm – wystarczy, że miały choćby jeden składnik premiowy w regulaminach wynagrodzeń, który nie był pomniejszany w okresie choroby pracownika. Dla działów księgowości egzekwowanie przez pracowników wyrównania zaniżonych zasiłków może być prawdziwym wyzwaniem, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających tysiące osób. Jeśli pracownicy okażą się świadomi swoich praw, konieczność przeliczenia zasiłków pobranych w ciągu ostatnich lat może wręcz sparaliżować pracę księgowości i płac.

Duże firmy z reguły posługują się markowym oprogramowaniem finansowo-księgowym, którego producenci na bieżąco dbają o aktualizację. Jednak z uwagi na dowolność komponowania układów zbiorowych i regulaminów płac w polskich firmach standardowy upgrade systemów może okazać się niewystarczający dla wstecznych przeliczeń, zwłaszcza, że firmy będą działać pod presją czasu. Pracodawca ma tylko 30 dni na wypłatę wyrównania (licząc od następnego dnia po dacie wpływu wniosku pracownika), później musi płacić odsetki.

Na ratunek GAVDI

Te z dużych firm, które korzystają z systemu SAP mogą skorzystać z fachowej pomocy firmy GAVDI Polska, specjalizującej się w usługach konsultingowych, programistycznych oraz wsparcia aplikacji w obszarze SAP HCM. Konsultanci firmy GAVDI zaimplementują poprawkę producenta i dokonają szczegółowego wstecznego przeglądu firmowych regulaminów po to, by móc zaproponować takie zmiany wskaźników, które są zgodne z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego. Przygotują także mechanizmy korekty, co sprawi, że naliczenie zaległości i odsetek od nich będzie w systemie naliczane automatycznie. – Doświadczenia z rozlicznych projektów w obszarze SAP HCM pozwoliły nam zgromadzić wiele narzędzi dodatkowych, które pozwalają rozwiązywać indywidualne potrzeby firm, bo przecież każda z nich jest prowadzona w nieco inny sposób. Za pomocą programów narzędziowych jesteśmy w stanie skorygować historyczne dane finansowe i w ten sposób automatyzujemy rozwiązanie problemu – mówi Sławomir Stępień, członek zarządu GAVDI Polska.

Coraz więcej firm posiłkujących się systemem SAP postanawia nie czekać biernie na paraliż swojej księgowości, tylko zawczasu –  z pomocą konsultantów GAVDI – odpowiednio przygotować się do przeliczenia zasiłków chorobowych swoich pracowników. Gdy Iksiński się zgłosi, będzie można go obsłużyć za naciśnięciem kilku klawiszy – przyznajmy, że ta wizja może być krzepiąca, zwłaszcza w firmach zatrudniających tysiące osób. Dotychczas z pomocy GAVDI Polska, skorzystało już kilkanascie firm, w tym tak znane jak: BZ WBK, Volkswagen Poznań,  Przedsiębiorstwo Farmaceutyczne Jelfa S.A.