Jak usprawnić pracę w sekretariacie? – program pocztowy STEMPEL®

przez | 10/06/2009

Sekretariat, to miejsce zarządzania sprawami administracyjnymi, wsparcia dla pracowników firmy i jej właścicieli. To małe centrum logistyczne firmy, którego odpowiednie działanie zależy od sprawnego przepływu informacji i używania nowoczesnych narzędzi pracy. Jednym z nich jest System obsługi przesyłek STEMPEL®.

Każda firma w swojej działalności, w większym lub mniejszym zakresie, korzysta z usług pocztowych. Jednym z najczęściej wymienianych codziennych obowiązków sekretarki jest samodzielne sporządzanie korespondencji zewnętrznej. Według analityków czynność ta stanowi aż 77% zadań podczas przeciętnego dnia roboczego. Aby usprawnić ten proces Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT stworzyło kompleksowy, łatwy w obsłudze program wspomagający wysyłkę przesyłek pocztowych – STEMPEL®.

Nowoczesne narzędzie pocztowe

Program STEMPEL® wspomaga obsługę przesyłek pocztowych, m.in. paczek, pobrań, listów i przelewów. Aplikacja wspomaga obsługę nadawców pocztowych takich jak Poczta Polska, In Post oraz DPD. Podstawowym zadaniem programu jest pomoc w wypełnianiu niezbędnych do wysyłki druków, bez ciągłego przepisywania tych samych danych w różne miejsca. Raz wprowadzony adresat jest zawsze dostępny w bazie adresatów.

Dzięki tej wielofunkcyjnej aplikacji zamiast żmudnego, ręcznego wypisywania setek kopert wystarczy:

  • wpisać adresatów do podręcznej książki adresowej,
  • określić jak ma wyglądać koperta (czy ma być nadrukowana nazwa bądź inne dowolne dane),
  • wybrać rodzaj listu (zwykły, polecony),
  • określić format koperty.

Przy drukowaniu dużej ilości kopert ważną i przydatną funkcją jest drukowanie tzw. automatem. W tym przypadku należy określić jedynie adresatów i włożyć odpowiednią ilość kopert do podajnika drukarki.

Aplikacja Biura Informatyki Stosowanej FORMAT umożliwia szybkie i sprawne wysłanie przesyłek pobraniowych. Dzięki wydrukowaniu gotowych druków określających rodzaj przesyłki (zwykła czy priorytetowa) i ewentualnych dodatkowych opcji (potwierdzenie odbioru, zadeklarowana wartość) oszczędzamy czas związany z ich ręcznym wypisywaniem. Przy masowej wysyłce wprowadzamy do programu pakiet kodów paskowych przydzielony przez Pocztę Polską. Program zarządza kodami, pozwala w prosty i nieskomplikowany sposób numerować kolejne wysyłane przesyłki pobraniowe. Podobnie jak przesyłkami pobraniowymi zarządza się wysyłką paczek.

W programie STEMPEL® możemy przygotowywać także druki przelewów bądź przekazów pocztowych (zwykłych – 3 odcinki lub masowych – 2 odcinki). A także drukować puste formularze przekazów i przelewów (typu Podatki oraz ZUS).

Producent: Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT

Cena: „Stempel mini” – 69 zł netto, „Stempel Plus” cena pojedynczej licencji programu – 590 zł netto