Firmy przekonują się do paperless office

przez | 10/06/2009

Polskie firmy coraz częściej wprowadzają rozwiązania oparte na dokumentach w wersji elektronicznej. Dzisiejszy stopień zinformatyzowania banków, ubezpieczycieli, firm telekomunikacyjnych i energetycznych pozwala tym branżom na dokonanie kolejnego kroku w kierunku paperless office. Z badań przeprowadzonych przez IPSOS na zlecenie ArchiDoc Sp. z o.o. – lidera w dziedzinie innowacyjnego zarządzania dokumentami i outsourcingu procesów biznesowych – wynika, że 68%* firm z branży finansowej korzysta z elektronicznego repozytorium. Natomiast 28%* przedsiębiorstw zamierza w ciągu najbliższych 2 lat zwiększyć wydatki na rejestrację danych w systemach informatycznych.

Przedsiębiorstwa z sektorów usługowych, m.in. bankowości i finansów, ubezpieczeń, telekomunikacji i energetyki przetwarzają masowe ilości dokumentacji np.: faktur, umów, aneksów, reklamacji czy wniosków. Główny problem stanowi – wbrew pozorom – nie liczba dokumentów, ale ich różnorodność i późniejsza dystrybucja wewnątrz danej organizacji. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem pozostaje zastąpienie papieru elektronicznymi plikami graficznymi i położenie nacisku na automatyzację przepływu informacji. Taką usługę dla firmy może świadczyć partner zewnętrzny, co przy dużych wolumenach dokumentów często jest znacznie bardziej efektywne kosztowo, niż obsługa takiego procesu we własnym zakresie.

Doświadczony outsourcer, po przeprowadzeniu dogłębnej analizy procesów zachodzących w danej organizacji, jest w stanie zaprojektować oraz wdrożyć wydajne i efektywne rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami. Usługi świadczone są w oparciu o technologie informatyczne klasy DMS (Data Management Systems), które mają za zadanie gromadzić i udostępniać różnego rodzaju dokumenty oraz BPM (Business Process Management), czyli narzędzia służące do zarządzania całymi procesami biznesowymi. Taka usługa może obejmować obsługę korespondencji, skanowanie, rejestrację danych w systemach informatycznych, automatyzację obiegu dokumentów oraz optymalizację procesów back-office.

„Paperless office gwarantuje firmie nie tylko obniżenie kosztów bieżącej działalności, przez wyeliminowanie wydatków ponoszonych na przesyłanie, drukowanie czy powielanie dokumentów. To przede wszystkim usprawnienie funkcjonowania całej organizacji, w której dzięki szybszemu obiegowi informacji, poszczególne sprawy załatwiane są w zdecydowanie krótszym czasie niż w przypadku modelu tradycyjnego” – podkreśla Piotr Cholewa, Prezes Zarządu ArchiDoc Sp. z o.o.

Pionierem wdrożeń usług outsourcingowych z zakresu back-office był sektor telekomunikacyjny, który jako pierwszy na szerszą skalę zaczął wykorzystywać zaawansowane rozwiązania usprawniające obieg dokumentacji klienckiej i optymalizujące zaplecze administracyjne. Dziś, w miarę rozwoju rynku, tą drogą podąża coraz więcej przedsiębiorstw, także z innych branż.