Elektroniczny system obiegu dokumentów w Grupie Finansowej Premium

przez | 25/05/2009

Dokumentacja na papierze sprawia nieustanne problemy z poszukiwaniem informacji, bezpieczeństwem oraz kosztami. Elektroniczny system obiegu dokumentów wdrożony przez Empathy Interactive w Grupie Finansowej Premium SA pomógł zminimalizować te trudności.

Według badań przeprowadzonych przez IDC „The Hidden Costs of Information Work” przeciętny pracownik poświęca tygodniowo prawie 10 godzin na poszukiwanie informacji, z czego około 3,5 godziny traci bezpowrotnie, nie odnajdując ostatecznie potrzebnych informacji. Drukowane na papierze dokumenty stanowią również zagrożenie z punktu widzenia bezpieczeństwa. Nie sposób przecież kontrolować, co dzieje się z każdym ze skopiowanych egzemplarzy danego dokumentu. Ze względu na ciągłe odsuwanie w czasie wprowadzenia w Polsce powszechnie stosowanego podpisu elektronicznego nie da się całkowicie zrezygnować z papieru, ale elektroniczny system obiegu dokumentów mimo to umożliwia znaczące usprawnienie działalności przedsiębiorstwa.

– Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu obiegu dokumentów to zmniejszenie ilości czasu traconego na poszukiwanie informacji, poprawa komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa oraz znaczące zmniejszenie kosztów obiegu dokumentów – tłumaczy Bartłomiej Rozkrut, dyrektor ds. technicznych w Empathy Interactive.

Stworzony przez Empathy Interactive dla Grupy Finansowej Premium SA, dedykowany system elektronicznego obiegu dokumentów został zintegrowany z wdrożonym wcześniej systemem faktoringowym eGFP. Oba systemy mają ten sam interface, a wspólne dla nich dokumenty są dostępne z poziomu obu aplikacji. Dodatkowo całość została zintegrowana z serwerem faksów i systemem Symfonia. Przychodzące do spółki dokumenty po zeskanowaniu mogą być przechowywane w formie elektronicznej oraz udostępniane grupom użytkowników na podstawie zaplanowanego wcześniej procesu. Każdy z rodzajów dokumentów ma określoną ścieżkę akceptacji od wprowadzenia do systemu, przez proces decyzyjny obejmujący uprawnionych użytkowników po zaksięgowanie w systemie Symfonia. Dokumenty posiadają status określający ich bieżące miejsce w obiegu oraz mogą zostać powiązane z innymi elementami, np. umowami, kontrahentami lub innymi dokumentami. System dodatkowo umożliwia prześledzenie historii obiegu każdego z dokumentów.

– Elektroniczny obieg dokumentów wymaga co prawda, aby pracownicy przyzwyczaili się do nowych metod pracy – mówi Grzegorz Maślanka, wiceprezes zarządu Grupy Finansowej Premium – ale po początkowych trudnościach widzimy, że system wpłynął pozytywnie na funkcjonowanie spółki i poprawił wydajność pracy.