Centra Usług Wspólnych przyszłością sektora publicznego

przez | 21/05/2009

Cechą sektora publicznego jest duża koncentracja na bieżącej obsłudze klientów i obywateli. Jednocześnie stosunkowo mały nacisk kładziony jest na usprawnianie sposobu działania i inwestowanie w te usprawnienia. Dotyczy to procesów obsługi klienta, ale tym bardziej procesów wspierających, które zachodzą w działach pomocniczych takich jak np. księgowość, kadry i administracja. Eksperci Deloitte obliczyli, że gdyby zreorganizować te usługi w Centra Usług Wspólnych, to sektor publiczny mógłby odnotować oszczędności rzędu 4 – 15 mld złotych rocznie.

Polski sektor publiczny stanowi bardzo istotny segment gospodarki narodowej. W jego skład wchodzi około 67 tys. podmiotów, które wydatkują bądź decydują o sposobie wydawania środków budżetowych.. W tym roku wydatki te mają wynieść ok. 309 mld złotych. W obecnej organizacji jednostek sektora publicznego we wszystkich jednostkach powielane są te same funkcje wsparcia, w tych samych lokalizacjach, ale zorganizowane i działające odmiennie. W konsekwencji sektor nie może wykorzystać efektu skali ani zastosować najlepszych wzorców działania, a jego koszty są wyższe niż robiących to samo podmiotów prywatnych.

Potrzeba obniżenia kosztów sektora publicznego jest oczywista. Ta sama potrzeba wymusza od kilku lat reorganizację i zmiany w sektorze publicznym krajów zachodnich, w szczególności powszechne zastosowanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych oraz rozwiązań organizacyjnych takich jak Centra Usług Wspólnych (CUW). Ich idea powstała z konieczności zwiększenia efektywności procesów i organizacji w korporacjach międzynarodowych. „Według naszych badań Centra Usług Wspólnych są już powszechnie stosowane we wszystkich sektorach światowej gospodarki. Najwięcej jest ich w sektorze produkcji i dóbr konsumpcyjnych (16%) i sektorze energetyki i surowców (12%). Znaczącą liczbę centrów notujemy również w branży finansowej. Także sektor publiczny czerpie korzyści wynikające z koncepcji Centrum Usług Wspólnych. Aż 7% światowych CUW należy do instytucji sektora publicznego, takich jak administracje rządowe, samorządowe, publiczna służba zdrowia, czy też uczelnie wyższe. Potwierdzają to liczne zastosowania CUW w sektorze publicznym w takich krajach jak Wielka Brytania, Irlandia, Szwecja, USA i Australia”- mówi Krzysztof Pniewski, partner w dziale transformacji finansowych Deloitte.

Koncepcja Centrum Usług Wspólnych polega na skoncentrowaniu funkcji wsparcia w profesjonalnie zarządzanej jednostce organizacyjnej świadczącej usługi na rzecz wielu jednostek – klientów wewnętrznych. Rozwiązania zeń wynikające charakteryzują się jednolitością i wysoką sprawnością działania oraz niższymi kosztami. Firmy prywatne dostrzegły te zależności już dawno. Krajowe centra CUW powstawały już od kilkudziesięciu lat. Od początku lat 90-tych masowo powstają centra międzynarodowe, które obsługują procesy wsparcia dla wielu podmiotów w wielu krajach z jednej lokalizacji.. W Polsce umiejscowionych jest już około 150 właśnie takich centrów obsługujących grupy kapitałowe z Polski i innych krajów.

Z badań Deloitte wynika, że procesy najczęściej podlegające konsolidacji w CUW to księgowość, IT, kadry, zakupy oraz procesy administracyjne. Jako główne przyczyny takiego stanu rzeczy eksperci wymieniają dążenie do standaryzacji działania, podniesienia efektywności oraz poprawy jakości realizowanych usług. Podkreślają też, że inwestycje związane z wdrożeniem CUW zwracają się średnio po trzech latach.

„Skala potencjalnych oszczędności kosztów przy powszechnym zastosowaniu modelu CUW wynosi od 4 do 15 mld złotych rocznie i zdecydowanie uzasadnia otwarcie dyskusji na temat możliwości adaptacji takich rozwiązań w sektorze publicznym w Polsce”- podkreśla Jacek Szwarc, menedżer z Deloitte. „Z racji odmiennych celów funkcjonowania organizacja centrów w sektorze publicznym nie jest jednak zwykłym powieleniem modelu z sektora prywatnego. Ich wdrożenie wymaga determinacji we wprowadzaniu kompleksowych zmian i innowacyjnych sposobów działania. Z tego punktu widzenia, pierwszą potencjalnie zainteresowaną takimi rozwiązaniami grupę będą zapewne stanowiły samorządy, miasta lub nadzorowane przez nich podmioty”- dodaje Szwarc.