System CRM w branży środków transportu wewnętrznego

przez | 08/05/2009

Rozwój firmy Linde Material Handling Polska w zakresie gromadzenia, zarządzania oraz przetwarzania stale zwiększającej się liczby danych a jednocześnie zoptymalizowanie czasu pracy ukierunkowały potrzebę inwestycji w nowe wydajne rozwiązanie oparte o produkt Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Intersys Sp. z o. o. został wybrany jako profesjonalny oraz rzetelny wykonawca wdrożenia systemu Microsoft Dynamics CRM 4.0. Wybór firmy Intersys jako partnera wdrożeniowego poparty został wieloletnim doświadczeniem firmy w branży IT, szeroką gamą kompetencji m. in. w zakresie systemu Microsoft Dynamics CRM oraz licznymi referencjami od usatysfakcjonowanych klientów.

Linde Material Handling Polska jest liderem w branży środków transportu wewnętrznego. Z 9 fabrykami ulokowanymi na całym świecie, m.in. w Niemczech, Anglii, Francji, dostarcza szeroką gamę wózków widłowych oraz rozwiązań logistycznych.

„Dynamiczny rozwój naszej firmy spowodował konieczność zastosowania wydajniejszego systemu. Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics CRM 4.0 zyskaliśmy stabilny, wydajny i co najważniejsze bezpieczny, system do wspomagania działań biznesowych.”- powiedział Jarosław Pruś, IT Manager, Linde Material Handling Polska

Dzięki ogromnym możliwościom modyfikacji aplikacji Microsoft Dynamics CRM 4.0 możliwe było szybkie wdrożenie systemu, które potrafiłoby odzwierciedlić procesy biznesowe jakie zachodzą w firmie Linde Material Handling Polska.

Z sukcesem została zaimportowana cała baza danych obejmująca klientów, oddziały, umowy, grupy wózków, wózki wraz z przebiegami i powiązane z nimi usługi.

Dzięki integracji Microsoft Dynamics CRM 4.0 z Reporting Services użytkownicy w prosty i przyjazny sposób mogą wygenerować raporty z przeprowadzonych fakturowań a także wygenerować i wydrukować zestawienie faktur wraz z adresem, na jaki ma zostać wysłana korespondencja. Generowanie odbywa się w sposób automatyczny na podstawie odpowiednio zdefiniowanego zapytanie do bazy, więc dzięki temu nie ma ryzyka popełnienia błędów pisarskich podczas jej tworzenia oraz nie ma konieczności pilnowania jednolitości wyglądu dokumentów.

Została stworzona walidacja w celu zachowania unikalności rekordów. System sam pilnuje, aby w bazie nie znalazły się zduplikowane rekordy danych a co za tym idzie zmniejszenie dla użytkowników czynności związanych z pilnowaniem wprowadzanych danych do systemu.

W systemie udało odwzorować się złożone algorytmy tworzenia się fakturowań, które odbywają się za pomocą definiowanych harmonogramów podobnych do tych, jakie oferuje nam MS Outlook. Jednocześnie funkcjonalność została poszerzona o możliwości tworzenia fakturowań tylko w dni robocze w obrębie zdefiniowanego cyklu. Ma to znaczący wpływ w samym procesie fakturowania, gdyż użytkownik nie musi martwić się o wyszukiwanie i sprawdzanie jakie umowy i kiedy mają być fakturowane. Podczas przebiegu faktorowania system sam pilnuje czy wszystkie dane są aktualne, a w przypadku braku prosi o wprowadzenie. Odpowiednie statusy na fakturowaniach powalają określić aktualny stan fakturowań. Zautomatyzowanie procesu znacząco wpłynęło na skrócenie czasu jaki użytkownicy muszą poświęcić na jego ukończenie.

Odwzorowana została również możliwość indeksacji stawek za wynajem w oparciu o odpowiednie wskaźniki indeksacji a mechanizm tworzenia indeksacji działa w podobny sposób do tego, który wykorzystywany jest w procesie fakturowania.

Potrzeba kontroli zmian zachodzących w umowach i usługach, możliwa jest dzięki stworzonemu rejestrowi zmian w postaci logów, który zapisuje wszelkie zmiany dokonane na danym rekordzie. Rejestr ten jest dostępny z poziomu interfejsu samej aplikacji, dlatego użytkownik systemu posiadający stosowne uprawnienia może w prosty i szybki sposób przeglądać zawarte w nim dane.

Użytkownicy korzystający z systemu dostają intuicyjny i przejrzysty interfejs, w którym uzyskują dostęp do wszystkich informacji związanych z umowami i wynajmowaniem wózków, jeżeli tylko posiadają stosowne uprawnienia.

Firmie Intersys Sp. z o. o. udało się sprostać wszelkim wymaganiom klienta, jednocześnie wdrażając system szybko i sprawnie.

Kluczowe korzyści z wdrożonego systemu

Automatyzacja procesów – oszczędność czasu i kosztów wdrożenie Systemu do Fakturowania na bazie Microsoft Dynamics CRM 4.0 pozwoliło zautomatyzować większość czynności związanych z tworzeniem nowych umów i fakturowań. Wymiana danych pomiędzy systemami, automatyczne tworzenie kopertowań do wydruku, automatyczne mechanizmy oparte o zaawansowany algorytm walidacji – wszystko to powoduje, że proces fakturowania przebiega szybko i ze zminimalizowanym udziałem użytkownika.

Migracja danych – wdrażając system na bazie Microsoft Dynamics CRM 4.0 udało się dokonać pełnej migracji danych z programu SCALA. W ten sposób została zachowana całkowita spójność danych w obu systemach.

Integracja z zewnętrznym systemem – dzięki wdrożeniu Systemu do Fakturowania na bazie Microsoft Dynamics CRM 4.0 możliwa była integracja z systemem SCALA. Mechanizmy walidacji po stronie Microsoft Dynamics  CRM 4.0 pilnują spójności danych uniemożliwiając ich dublowanie.

Rozbudowane możliwości przeszukiwania bazy – wbudowane zaawansowane narzędzie wyszukiwania informacji pozwoliło znacznie przyspieszyć wyszukiwanie danych istotnych w zakresie posiadanych uprawnień oraz znacznie rozszerzyło ich możliwości prezentacji i filtracji.

Znany i intuicyjny interfejs – oszczędność czasu i kosztów wdrożenia produkcyjnego. Znany powszechnie interfejs narzędzi MS Office umożliwił szybkie przeszkolenie użytkowników i uruchomienie produkcyjne