QUINYX – czyli internet w administrowaniu kadrami SGS Polska

przez | 30/03/2009

SGS Polska Sp. z o.o., należąca do grupy SGS, światowego potentata w inspekcji, weryfikacji oraz certyfikacji, już od roku administruje kadrami dla swoich niemal 200 etatowych pracowników przez internet – wykorzystując system Quinyx WorkForce w wersji „on demand”. Najważniejszymi korzyściami z tego rozwiązania są: poczucie pełnego bezpieczeństwa prawnego i funkcjonalnego, pełne bezpieczeństwo techniczne bez rozbudowy własnej infrastruktury IT oraz oczywiście usprawnienie pracy księgowości i ogromna funkcjonalna elastyczność systemu. Trudno także przecenić pełną skalowalność wykonywanych zadań pomiędzy klientem a dostawcą.

Dostawcą systemu Quinyx WorkForce i usług dotyczących obsługi płac jest PayrollCenter Sp. z o.o., należąca do UCMS Group EMEA, międzynarodowej korporacji oferującej kompleksowe rozwiązania informatyczne i usługi w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Europie Centralnej i Wschodniej.

„Po roku doświadczeń z systemem Quinyx  – mówi Leszek Kilanowski Kierownik Biura, Starszy Specjalista ds. zasobów ludzkich SGS Polska Sp. z o.o. – z pełną odpowiedzialnością mogę potwierdzić, że jest łatwy w obsłudze i znakomicie spełnia wszystkie nasze oczekiwania. Mamy pełny dostęp do danych kadrowych pracowników i sami wprowadzamy informacje niezbędne do przygotowania listy płac. Dużym atutem jest stały dostęp do danych za pośrednictwem Internetu i możliwość generowania potrzebnych i równocześnie nietypowych zestawień i raportów. Muszę przyznać, że nasza praca uległa znacznemu usprawnieniu. Przelewy wynagrodzeń otrzymujemy w pliku, który automatycznie importujemy do naszego systemu bankowości elektronicznej. Podobnie odbywa się księgowanie.

Decyzję o wyborze partnera do administrowania płacami i kadrami SGS podejmowało w ostatnich miesiącach 2007 roku. Quinyx wybrano spośród trzech innych szczegółowych ofert firm zawierających rozwiązania o zbliżonych funkcjonalnościach.  O wyborze zadecydowała fachowość i elastyczność PayrollCenter jako dostawcy. Kluczowym atutem okazała się także dostępność systemu i danych w trybie online, elastyczność generowania raportów, a także jak najszerzej rozumiane bezpieczeństwo danych w postaci np. kontroli dostępu, czy automatycznych kopii bezpieczeństwa).

SGS Polska korzysta z systemu Quinyx WorkForce w wersji mieszanej – czyli część kadrową realizując samodzielnie, a część płacową poprzez specjalistów z PayrollCenter.

Klasyczna część outsourcingowa, to płace, naliczane przez PayrollCenter dla blisko 200 etatowych pracowników zatrudnionych w 15 placówkach SGS na terenie całego kraju, a także związane z zawieranymi umowami cywilnoprawnymi, których jest blisko 100 miesięcznie. SGS Polska wprowadza i uaktualnia dane o pracownikach oraz o przepracowanym przez nich czasie. Natomiast dostawca usług – PayrollCenter – nalicza płace, generuje pliki przelewów, pliki dla księgowości oraz raporty dla ZUS. Obie firmy pracują na tym samym systemie i na tych samych danych – mają do nich stały dostęp on-line.

Zadania kadrowe realizowane są natomiast całkowicie w modelu „on demand”, czyli dane wprowadzają i przetwarzają pracownicy SGS.

Ekspresowe wdrożenie i szkolenie

Cały cykl wdrożeniowy zamknął się w dwa miesiące. W tym czasie PayrollCenter naliczało płace równolegle ze ”starym”  systemem SGS Polska. W pierwszym miesiącu wiodący był stary system, a w drugim już Quinyx WorkForce – system klienta służył wówczas tylko do porównania wyników.

Podstawowym założeniem było wdrożenie funkcjonalności naliczania płac dla pracowników etatowych i płac z tytułu umów cywilnoprawnych, generowanie plików przelewów, plików dla księgowości do automatycznego importu do systemu FK (finansowo-księgowego) klienta oraz raportowania do ZUS.

Kluczowy był etap migracji danych. Zostały one przygotowane przez SGS Polska prawidłowo, zgodnie z szablonami dostarczonymi przez PayrollCenter. Pracochłonna normalizacja danych słownikowych oraz weryfikacja rezultatów przebiegła sprawnie i w zaplanowanym czasie. Przy migracji danych wyzwaniem okazał się bardzo szczegółowy i skomplikowany sposób rozliczania kosztów w firmie oraz specyficzna forma pliku importu danych dot. rozliczenia listy płac.

Staranność i włożony wysiłek okazał się opłacalny, bo teraz kilka tysięcy operacji księgowych „wykonuje się” automatycznie.

Szkolenie w zakresie użytkowania systemu zajęło tylko jeden dzień, a pracownicy SGS mają na stałe dostępną pomoc telefoniczną i mailową pracowników PayrollCenter w rozwiązywaniu problemów i podpowiadaniu optymalnych sposobów pracy.

„On demand” czyli według potrzeb

Termin „on demand” oznacza, że  firma korzysta z produktu na zasadach subskrypcji, czyli nie kupuje całego systemu i nie instaluje go na własnych komputerach, a wykorzystuje tylko wybrane, potrzebne funkcjonalności, wnosząc  za nie miesięczną opłatę. Stały dostęp do systemu, tym samym do danych pracowników odbywa się poprzez przeglądarkę internetową – a cały system zainstalowany jest na serwerach profesjonalnego, zewnętrznego centrum przetwarzania danych. Wybrane, upoważnione osoby mają dostęp do systemu z dowolnego miejsca (z pracy, z domu czy z podróży służbowej) przez komputer wyposażony w przeglądarkę internetową. Każda z upoważnionych osób korzysta oczywiście tylko z wybranych danych i funkcjonalności systemu, takich jakie wynikają z zakresu jej obowiązków. Dzięki tym cechom, korzystanie z systemów „on demand” jest o wiele elastyczniejsze, tańsze i pozwalające sprawniej zarządzać wybranymi procesami w przedsiębiorstwie.

Prezentacja systemu Quinix WorkForce – http://www.ucmsgroup.eu/#cat=1;sub=0;lang=1

SGS Polska www.pl.sgs.com