Komunikacja wideo poprawia współpracę i komunikację zespołów o globalnym zasięgu

przez | 29/01/2009

Badanie wykazują duże znaczenie sygnałów wizualnych dla powodzenia pracy zespołowej.

Narzędzia komunikacji z wykorzystaniem kanałów wideo mogą zachęcić uczestników do przyjęcia otwartej postawy i ułatwić dyskusję podczas konferencji online, a w rezultacie podnieść kreatywność i przyspieszyć podejmowanie decyzji. Według opublikowanych ostatnio przez Cisco badań konferencje online z wykorzystaniem opcji wideo, dzięki czemu uczestnicy widzą się nawzajem, pozwalają nawiązywać bardziej intensywne kontakty i ułatwiają porozumienie między rozmówcami. Ograniczają też skutki kulturowych i osobowościowych różnic między nimi. Jednak z drugiej strony uczestnictwo w wideokonferencjach może budzić w pracownikach niepokój, dlatego firmy powinny pomagać im w rozwijaniu umiejętności, które pozwolą optymalnie wykorzystać te narzędzia.

„Successful Video Communication” (Powodzenie komunikacji z użyciem wideo), badanie przeprowadzone przez firmę Pearn Kandola, specjalizującą się w psychologii biznesu, to najnowsze z serii badań z obszaru psychologii komunikacji biznesowej zleconych przez Cisco. Sposób, w jaki oceniamy wiarygodność drugiej osoby, opiera się w dużym stopniu na czynnikach behawioralnych i mowie ciała. Komunikacja językowa wpływa na tę ocenę w zaledwie 7%, mimo to wiele firm w pracy zespołowej wciąż ogranicza się do rozmów telefonicznych i telekonferencji. Najnowszy raport poświęcony jest sposobom wykorzystania komunikacji z użyciem wideo do poprawy produktywności zdalnych zespołów w firmach oraz metodom pokonywania barier psychologicznych, utrudniających korzystanie z tych środków.

Stuart Duff, dyrektor działu rozwoju w firmie Pearn Kandola i szef zespołu badawczego, oświadczył: „Komunikacja w zespołach o globalnym zasięgu i w zespołach zdalnych staje się bardzo powszechna, ponieważ firmy dążą do obniżania kosztów, jednocześnie jednak chcą, aby zespoły te były silne
i produktywne. Komunikacja z użyciem wideo może stanowić praktyczną alternatywę dla spotkań osobistych. Dlatego należy postawić pytanie, w jaki sposób użytkownicy oswajają się z regularnym korzystaniem z komunikacji wideo, nabierają zaufania i poczucia bezpieczeństwa w tej sytuacji oraz jakie czynniki umożliwiają im najlepsze wykorzystanie tej nowoczesnej formy komunikacji”.

W raporcie przedstawiono pozytywny wpływ zastosowania funkcji wideo podczas wirtualnych spotkań w przypadkach różnych typów osobowości:

  • Przywódca/Osoba dominująca: Zazwyczaj ta osoba prowadzi spotkanie. Po pierwsze sygnały wizualne mogą pomóc w pełnieniu roli przywódcy, a po drugie — fakt, że uczestnicy widzą siebie nawzajem, może pozwolić uniknąć zdominowania dyskusji przez prowadzącego.
  • Osoba aktywna/skłonna do rozpraszania: Uczestnicy o tym typie osobowości od czasu do czasu bardzo aktywnie angażują się w dyskusję, jednak między tymi momentami skłonni są do roztargnienia. Kontakt poprzez kanały wideo jest dla nich bardziej stymulujący i umożliwia im pełniejsze zaangażowanie.
  • Myśliciel/Introwertyk: Małomówny geniusz, który dogłębnie analizuje omawiane tematy. Dzięki kontaktowi wzrokowemu momenty poświęcane na ciche przemyślenie problemów nie będą traktowane, jako brak zaangażowania.
  • Przyjazny/Gaduła: Ekstrawertyk, który może nie dopuszczać innych do głosu lub odwodzić ich od właściwego tematu rozmowy. Możliwość patrzenia na rozmówców tworzy okazje do naturalnych przerw w wypowiedzi, dlatego uczestnicy o tym typie osobowości mogą być mniej skłonni do wykorzystywania każdej chwili ciszy.
  • Wizjoner: Typowe dla takich uczestników jest bogactwo zgłaszanych twórczych i nowatorskich koncepcji, a szersze możliwości interakcji podczas wideokonferencji zapobiegają ich nadmiernemu oderwaniu od rzeczywistości.
  • Pragmatyk/Sceptyk: Twardo stąpający po ziemi realista, uparcie trwający przy swoich przekonaniach na temat rzeczywistych uwarunkowań. Narzędzia wideo pozwalają takim osobom pełniej uczestniczyć w spotkaniu i skuteczniej przedstawiać swoje poglądy, dzięki czemu są one mniej skłonne do wyrażania wątpliwości wobec toku myślenia współuczestników.

Komunikacja z wykorzystaniem wideo musi uwzględniać uwarunkowania kulturowe i ich wpływ na kontakty wśród członków zespołów wirtualnych. Przykładowo, użycie narzędzi wideo może przyspieszać nawiązywanie kontaktów z uczestnikami należącymi do kultur „doniosłych kontekstowo”, np. chińskiej, japońskiej i bliskowschodniej, w których kontakty międzyludzkie są silnie uwarunkowane społecznie. W krajach takich, jak Niemcy, Szwecja czy Dania kultura cechuje się „niskim różnicowaniem pozycji”, co oznacza, że współpracownicy w większości przypadków traktują innych, jako równorzędnych partnerów, niezależnie od zajmowanej formalnie pozycji. Kontakty między osobami ukształtowanymi przez tego typu kulturę a pochodzącymi z kultur, w których hierarchia jest znacznie bardziej istotna, takich jak kultura Bliskiego Wschodu, kontakt z użyciem wideo umożliwia przekazywanie pozawerbalnych sygnałów szacunku, które ograniczają skutki tych rozbieżności.

„Czynniki decydujące o powodzeniu komunikacji z użyciem wideo są związane z poszczególnymi osobowościami i ich nastawieniem psychicznym, ze sposobem zarządzania zespołem oraz z rodzajem kultury wykształconej w danej firmie” — dodał Duff. „Zauważyliśmy, że sygnały wzrokowe przyczyniają się do osiągania pozytywnych wyników spotkań, a umożliwiające to technologie, takie jak Telepresence, zapewniają utrzymywanie doskonałych kontaktów. Jednak równie ważne dla skutecznego wykorzystywania możliwości kontaktu wideo jest pozytywne nastawienie uczestników spotkań, zdolność liderów do właściwego traktowania różnych osobowości i ich zrozumienie wobec różnic kulturowych oraz zapewnienie przez firmy zasobów i szkoleń, które sprawiają, że komunikacja wideo staje się normą.”

„Narzędzia wideo całkowicie zmieniają komunikację biznesową. Wymiar wizualny pozwala nam naprawdę nawiązać kontakt z oddalonymi fizycznie współpracownikami i działać razem skutecznie, mimo barier geograficznych i organizacyjnych” — powiedział Nick Earle, wiceprezes działu usług dla rynków europejskich Cisco. „Ostatnie badanie przeprowadzone przez Pearn Kandola pokazuje, w jaki sposób można osiągnąć maksymalne korzyści ze stosowania różnych rodzajów komunikacji wideo. Jest to nowe spojrzenie na problem pracy w sieci z wykorzystaniem funkcji wideo, która może zapewnić przedsiębiorstwu wyższą produktywność.”