Więcej niż kontrola kosztów – ekonomicznie i efektywnie – podróże służbowe w planie dyrektora finansowego

przez | 27/01/2009

Amadeus opublikował wyniki badania przeprowadzonego pod koniec 2008 roku dotyczącego kontroli kosztów wyjazdów służbowych

Opublikowany dziś podczas e-Travel Forum raport pt. „Więcej niż kontrola kosztów” został opracowany dzięki współpracy CFO Research Service i Amadeus, wiodącego dostawcy technologii i rozwiązań dystrybucyjnych dla branży turystycznej. Badanie wskazuje, że mniej niż 40% dyrektorów finansowych satysfakcjonuje poziom oszczędności, jakie przynosi wprowadzony w ich firmie program zarządzania podróżami służbowymi.

Raport opracowano na podstawie wyników badań, w którym udział wzięło ponad 120 dyrektorów finansowych i głównych księgowych z Europy, Azji i USA, pracujących w różnych sektorach gospodarki. Badanie objęło szeroki zakres zagadnień polityki korporacyjnej wyjazdów służbowych, które dotychczas nie były analizowane.

Raport wskazuje, że podczas gdy CFO rozpatrują delegacje pod kątem kontroli kosztów, zarządzanie wydatkami związanymi z delegacjami ma minimalny wływ na strategię kontroli kosztów całej korporacji. Monitoring kosztów związanych z wyjazdami służbowymi jest jest jednak niezwykle cenny przede wszystkim z uwagi na rosnące koszty stałe i sytuację na rynku finansowym, które wpływają na przychody firmy.

Wyniki badania prezentują sposoby, które według osób odpowiedzialnych za finanse, pozwolą menadżerom ds. podróży służbowych wygenerować zauważalne oszczędności. Przykładem mogą być tu systemy IT, zaprojektowane tak, aby miały możliwość weryfikacji całościowych kosztów podróży służbowych w korporacji. Z przeprowadzonych analiz wynika, że część dyrektorów finansowych podejmie decyzję o poniesieniu kosztów związanych z wdrożeniem nowych technologii, spodziewając się, że koszty zwrócą się w późniejszym terminie. Co więcej, wprowadzone innowacje zwiększą produktywność, pomogą zaoszczędzić i będą wpisywać się w politykę proekologicznej działalności korporacji.

Główne wnioski płynące z przeprowadzonego badania:

  • 60% ankietowanych przyznało, że kontrola kosztów jest bardzo ważna, ale tylko mniej niż połowa przyznaje, że ich firma podejmuje takie działania lub robi to efektywnie.
  • Prawie dwie trzecie ankietowanych CFO oczekuje od podległych im managerów zaplanowania czasu wyjeżdżających pracowników. 45% ankietowanych chce zwiększenia wydajności pracy wykonywanej podczas podróży służbowej.
  • 71 %  CFO chce integracji informatycznych rozwiązań służących kontroli podróży służbowych  z  systemami ERP, HR i aplikacjami ułatwiającymi zarządzanie kosztami, ale przebadane firmy są dalekie od osiągnięcia tego modelu. Tylko 18 % ankietowanych potwierdza, że ich firmy korzystają z takich rozwiązań
  • Trzech na czterech respondentów uważa za ważne i bardzo ważne negocjowanie dogodnych umów z przewoźnikami i agentami, ale tylko 36% stwierdza, że ich firmy dobrze z tym sobie radzą.

Warto zauważyć, że tylko 27% ankietowanych jest zadowolonych ze współpracy pomiędzy działem podróży, a finansowym, mimo iż to właśnie dyrektorzy finansowi podejmują ostateczne decyzje co do budżetu przeznaczonego na delegacje i inwestycje w systemy IT wspomagające zarządzanie podróżami w firmie.

Wyniki raportu mogą być niezwykle ważnym narzędziem dla menadżerów ds. podróży i innych osób w firmie zajmujących się kontrolą i zarządzaniem wyjazdami służbowymi. Wzrasta bowiem potrzeba na przejrzyste, skonsolidowandane dane, które wspomagają prowadzenie negocjacji z dostawcami, śledzenie i rozliczanie wydatków. Nie wystarczy wizja przewidywanych korzyści, działy finansowe muszą mieć wgląd w rzeczywiste wyniki tak samo jak działy sprzedaży i działy koordynacji współpracy z dostawcami.

Raport wraz z pełnymi wynikami badań możne pobrać na stronie : www.amadeus.com.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.