Koszty drukowania w firmie – co zrobić by zaoszczędzić?

przez | 12/11/2008

 

W świecie, w którym każda informacja jest na wagę złota, obrastamy w tonę papierów. Arkusze, kartki, papiery, świstki, analizy, raporty i zestawienia – komunikaty na nich zawarte są drukowane na potęgę, gdyż ranga informacji w dalszym ciągu wzrasta, o ile jest ona zamieszczona „na papierze”. To właśnie „na papierze” a nie w formie elektronicznej spisujemy umowy, wystawiamy faktury.

Co zrobić żeby choć w minimalnym stopniu zredukować koszty ponoszone na druk w firmie? Niewielka inwestycja lub wprowadzenie kilku rozwiązań mogą w krótkim czasie  przynieść wymierne efekty. Przede wszystkim szybko zaobserwujemy większy ład w firmie, w dłuższej perspektywie czasu natomiast, znaczącą oszczędność.

Pierwszym z rozwiązań powinno być drukowanie dwustronne. Często drukujemy pewne informacje do własnego użytku – potrzebne do pracy, czy zrobienia notatek. Informacje, które tak naprawdę zatrzymujemy tylko dla siebie. Po kilkukrotnym przeczytaniu, najczęściej po prostu je wyrzucamy. Taka procedura to marnotrawstwo nie tylko papieru, ale również energii. Powinniśmy zawsze pamiętać, by druki, które robimy wyłącznie dla siebie, były zawsze drukami dwustronnymi. Jeśli czcionka jest przesadnie duża to możemy ją również zmniejszyć do wielkości 10ptk, a dzięki temu zaoszczędzimy trochę papieru. 

Zorientujmy się, czy w naszym sprzęcie drukującym znajduje się funkcja „oszczędzanie”. W wielu drukarkach znajduje się specjalna opcja, która pozwala nam na ustawienie intensywności barw, które zamierzamy drukować. Jeśli jakimś dokumentem będziemy posługiwać się tylko my, nie ma potrzeby by obraz drukowany był w pełnej intensywności. W przypadkach drukarek atramentowych, stosując tę metodę w bardzo krótkim czasie zauważymy, że tusz wcale nie ubywa w zawrotnym tempie. Niestety nie wszystkie drukarki posiadają tę funkcję. W wielu starszych modelach istnieje natomiast opcja „wydruku próbnego”, która de facto również pozwala na zużycie mniejszej ilości atramentu. 

Ograniczenie ilości wydruków może być ściśle związana z kontrolą wydruków robionych przez poszczególnych pracowników. Tajemnicą nie jest, że normą stało się używanie sprzętów biurowych do zupełnie prywatnych celów. Nie jest to nieetyczne, ale w momencie gdy nasz nadgorliwy pracownik skanuje i sukcesywnie drukuje np. poszczególne tomy Britanniki, nasze koszty wzrastają. Sposobem może być wprowadzenie specjalnych kart zbliżeniowych, które służą do logowania się do systemu. Nie jest to procedura skomplikowana, ponieważ mogą być to te same karty, których pracownicy używają aby dostać się do biura. Każdy zatrudniony posiada indywidualne konto, na które naliczane są robione przez niego wydruki, kopie i skany. Taka praktyka ostudzić może zapały do nadmiernego wykorzystywania sprzętu firmowego do prywatnych celów.

Dobrą, choć nieczęstą praktyką jest stosowanie tuż przed drukowaniem opcji „podgląd”. Pozwala nam ona na zobaczenie w zmniejszeniu stron, które za chwilę będziemy drukować. Ile razy zdarzyło nam się, że wydruk zajmował trzy strony, a na czwartej znajdowała się jedynie cyfra oznaczająca numer strony i ewentualnie adres strony internetowej z której dany dokument drukowaliśmy? Takiej kartki nie umieścimy z powrotem w drukarce, najczęściej wyląduje ona w koszu. Dzięki użyciu opcji „podgląd” można takich sytuacji uniknąć.

 Chcąc zaoszczędzić, możemy zainwestować w zupełnie innowacyjne rozwiązanie „Drukarka za złotówkę w abonamencie”. Firma ATA-INT.LTD, znając i rozumiejąc rynek automatyki biurowej i infrastrukturę dokumentową wprowadziła na rynek polski tę nowatorską usługę –  rozwiązanie, którego nie wprowadzono jeszcze na żadnym kontynencie. To zupełnie inne podejście do usług związanych z drukiem, archiwizacją, zarządzaniem dokumentami i przede wszystkim kontrolą kosztów. Pozwala na kontrolę naszych wydatków. Mechanizm działania usługi jest niezwykle łatwy. Wraz z podpisaniem umowy każdy staje się właścicielem wysokiej jakości sprzętu drukującego, który zostaje dostarczony do naszej firmy w dogodnym dla nas czasie. Za 1 zł otrzymujemy na własność wysokiej klasy drukarkę. Wykwalifikowany specjalista podłącza ją  i od razu można zacząć pracę. W razie jakichkolwiek kłopotów, nie musimy się martwić o naprawy – firma ATA-INT.LTD automatycznie przyśle do nas specjalistę, który rozwiąże problem. Wraz z wprowadzeniem usługi „Drukarka za złotówkę w abonamencie”, uruchomiona została strona www.drukuj.com.pl, która stanowi nie tylko tylko platformę porozumienia między klientami a firmą, ale również bogate źródło informacji na temat samej usługi. 

Do sporej oszczędności, przede wszystkim energii i miejsca, ale również zużycia papieru przyczyni się bez wątpienia zakup wielofunkcyjnej drukarki. Połączenie w jednej maszynie kilku funkcji pozwoli bez wątpienia na lepszą kontrolę, np. zużycia papieru. Właściciel firmy powinien ponadto zadbać o odpowiednie przeszkolenie personelu. Nowoczesne urządzenia posiadają bardzo skomplikowane funkcje, które pozwalają na dużą oszczędność. Są jednak bezużyteczne, jeśli nasi pracownicy nie wiedzą o ich istnieniu. Naprawdę warto poświęcić godzinę na zaznajomienie naszych współpracowników z możliwościami jakie oferuje nasze drukujące urządzenie wielofunkcyjne. Takie szkolenie może przynieść w rezultacie sporą oszczędność kosztów w firmie.

 W większych miastach, jak grzyby po deszczu powstają firmy oferujące usługi ksero, bindowania czy drukowania. W ferworze zajęć, biegnąc z jednego spotkania na drugie, zdarza się, że zapominamy o wydrukowaniu niezbędnych dokumentów. Firmy takie istnieją dzięki horrendalnym wręcz cenom, wahającym się od kilkudziesięciu groszy za stronę czarno-białą do niemal pięciu złotych za stronę kolorową. Oczywiście może zdarzyć się, że zajdzie taka nagła potrzeba i zmuszeni będziemy wydrukować coś „na mieście”, ale gdy taka praktyka staje się nagminna, nasze koszty znacznie rosną. 

Każde oszczędności, szczególnie teraz, gdy tak głośno jest o kryzysie, są w cenie. Dlatego „tnijmy” koszty tam, gdzie ich redukcja nie przyniesie nikomu strat, a firmie da wymierny zysk. Stosując się do zaledwie kilku zasad, przez wielu już sprawdzonych, pomożemy i firmie, i środowisku.