Oszczędzaj na eksploatacji sprzętu biurowego

By | 11/01/2012

Bardzo często przedsiębiorcy nie są świadomi, że koszty wydruku dokumentów mogą w dużych przedsiębiorstwach wynosić nawet kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie. Istnieje kilka prostych sposobów służących ograniczeniu wydatków przeznaczanych na ten cel.

Koniec poprzedniego i początek nowego roku jest w każdej firmie okresem podsumowań, przede wszystkim tych finansowych. Osoby zarządzające kapitałem przedsiębiorstw, analizując roczne statystyki wydatków mogą być zaskoczone ich wysokością. Bardzo często jest to związane z nieumiejętnym użytkowaniem urządzeń biurowych takich jak faksy czy drukarki. Tymczasem, sprawna komunikacja i rozsądne rozplanowanie sposobu eksploatacji sprzętu w firmie mogą znacząco przyczynić się do ograniczenia kosztów prowadzenia biura. Wystarczą trzy proste kroki, aby to osiągnąć.

KONTROLA LICZBY URZĄDZEŃ

W dużych biurach znaleźć można dziesiątki drukarek i faksów, kopiarki, urządzenia wielofunkcyjne oraz skanery. Bardzo często mimo mnogości i różnorodności tego sprzętu, pracownicy z przyzwyczajenia lub dla własnej wygody korzystają z dwóch czy trzech z nich, a pozostałe stojąc w kącie jedynie zbierają kurz. Ilość urządzeń w polskich firmach nawet dziesięciokrotnie przekracza ich potrzeby eksploatacyjne. Dlatego przed zakupem sprzętu należy sprawdzić, jakie jest faktyczne zapotrzebowanie naszego biura i jak często eksploatowane będą poszczególne urządzenia.

Na rynku pojawiają się nowe rozwiązania mające zapobiegać problemowi zakupu zbędnego sprzętu. Istnieją już punkty, w których potrzebne urządzenia można wypożyczyć za symboliczną opłatą. Pozwala to uzyskać pełną kontrolę nad wysokością kosztów wydruku dokumentów w przedsiębiorstwie oraz uniknąć dodatkowych wydatków na serwisowanie sprzętu.

DOSTOSOWANIE URZĄDZEŃ DO POTRZEB

Decydując się na zakup konkretnego typu i modelu drukarki czy faksu, warto zastanowić się wcześniej, w jaki sposób będzie przebiegała ich eksploatacja. Częstotliwość użytkowania oraz jakość pracy jakiej oczekujemy, powinny być podstawowymi kryteriami przy wyborze sprzętu.

– Obecnie na rynku dostępne są cztery podstawowe rodzaje drukarek: laserowe, atramentowe, igłowe oraz termotransferowe. Każda z nich cechuje się innym sposobem eksploatacji i przeznaczona jest do różnego typu wydruku. Przed wyborem sprawdźmy, w jaki sposób eksploatowane jest urządzenie, jaki jest czas jego pracy oraz ile kosztuje serwisowanie. Jeżeli zależy nam na efektywności, cena powinna być ostatnią rzeczą na jaką zwracamy uwagę przy wyborze sprzętu – mówi Dariusz Hartmann, właściciel sklepu internetowego E-atramenty.pl.

Każdy element wyposażenia biura powinien być dobierany pod kątem jego późniejszego wykorzystania, a nie samego kosztu zakupu np. przy dużej ilości wydruku dokumentów najbardziej efektywną jest drukarka laserowa. Jeśli potrzebujemy sprzętu do drukowania kolorowych stron i grafiki – drukarka atramentowa.

KUPOWANIE SPRAWDZONYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH

Kiedy już zarówno ilość, jak i rodzaj posiadanego sprzętu biurowego odpowiada wymaganiom i potrzebom przedsiębiorstwa, należy znaleźć miejsce, w którym firma zaopatrywać się będzie w materiały eksploatacyjne. Jest to o tyle istotne, że od jakości tych materiałów zależy wydajność sprzętu. Dość popularny jest pogląd, że jedynie kupowanie oryginalnych tonerów, tuszów czy folii do faksu daje gwarancję sprawnego działania urządzeń. Tymczasem zamienniki kupowane w sprawdzonym sklepie w niczym nie ustępują oryginałom, a są od nich wydajniejsze i nawet kilkukrotnie tańsze.

Kryzys ekonomiczny zmusza przedsiębiorstwa do szukania oszczędności wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Obniżenie kosztów utrzymania biura jest jednym z bardziej skutecznych sposobów na podniesienie wyników firmy.

Agnieszka Dobosz