Mobilne bezpieczeństwo

By | 25/02/2011

Prawie miliard osób na całym świecie to tzw. pracownicy mobilni. Dzisiaj, świadome korzyści płynących z tego rodzaju zatrudnienia, firmy coraz chętniej oferują posady, w których biurko jest zastępowane przez samochód, siedzibę klienta, czy domową kanapę. Jednak aby te zalety przemieniły się w konkretne wartości dla przedsiębiorstwa zdalny pracownik musi zostać odpowiednio przygotowany do specyficznych warunków, w jakich przyjdzie mu wykonywać zawodowe obowiązki.

Praca mobilna to domena głównie krajów o wysoko rozwiniętej kulturze technologicznej. Liderami tego rodzaju zatrudnienia są państwa azjatyckie, m. in. Japonia, jak również USA i zachodnia Europa (w szczególności Holandia, Belgia i Wielka Brytania). W Polsce, gdzie koszty wynajmu i utrzymania powierzchni biurowych stale rosną, a równocześnie prężenie rozwija się mobilny dostęp do internetu telepraca stale zyskuje na popularności. Jej zalety doceniają także sami zatrudnieni. Według najnowszych badań trzech na pięciu z nich uważa, że poprawia ona ich wydajność. Dla możliwości elastycznego dysponowania swoim czasem gotowi są nie tylko zrezygnować z wyższych zarobków, ale również poświęcają ponadnormowe godziny na zrealizowanie powierzonego im zadania. Mniejszy nadzór oraz swoboda w organizowaniu pracy są dodatkową motywacją, która może przełożyć się na większe przywiązanie do zajmowanego przez nich stanowiska i lojalność wobec firmy. Pracownicy doceniają również możliwość połączenia takich warunków zatrudnienia z wychowywaniem dziecka i prowadzeniem domu. Dzięki niemu oszczędzają czas i pieniądze poświęcane na dojazd do biura, dlatego jest to także odpowiednie rozwiązanie dla osób niepełnosprawnych bądź zamieszkujących z dala od miejskich aglomeracji.

Charakterystyka mobilnego pracownika

Handlowiec, merchandiser, doradca czy analityk finansowy to zawody, które od dawna nierozerwalnie związane są z koniecznością odbywania krótszych lub dłuższych podróży służbowych. W firmie nierzadko bywają tylko na spotkaniach z przełożonymi. Takie warunki pracy wymagają od nich szczególnych cech charakteru, które powinny być sprawdzane już na etapie rekrutacji. Pracownik mobilny musi przede wszystkim wyróżniać się niezależnością, ale również odpowiedzialnością i wysoką motywacją. Niemniej istotne jest zapewnienie mu odpowiednich narzędzi komunikacyjnych oraz współpracy z przełożonymi. Aby zdalni pracownicy mogli w pełni się realizować i dobrze wykonywać powierzone im zadania kierownicy powinni utrzymywać z nimi stały, ale nie ograniczający ich kontakt. Kontrola postępów pracy musi być dyskretna i zorientowana na efekty, nie zaś na metody działania mobilnego podwładnego. Konieczne jest przy tym umożliwienie mu nawiązywania kontaktu i budowania relacji z ludźmi aby zminimalizować wrażenie izolacji i zanik więzi społecznych.

Zagrożenia w telepracy

Chociaż zaangażowanie telepracownika może przynieść firmie wiele korzyści w postaci realnych oszczędności, czy zwiększenia efektywności to każdy przedsiębiorca powinien dobrze zastanowić się nad wyborem tego rodzaju rozwiązania. Przygotowanie mobilnego stanowiska pracy wymaga bowiem dokładnego uregulowania warunków zatrudnienia i początkowych, nierzadko wysokich nakładów finansowych na sprzęt elektroniczny. Jednym z głównych zagrożeń, jakie wiążą się ze zdalnym wykonywaniem obowiązków zawodowych jest duże prawdopodobieństwo utraty poufnych danych firmowych. Ponad połowa telepracowników przechowuje ważne informacje przedsiębiorstwa na swoich laptopach, a dwóch na trzech w ogóle ich nie zabezpiecza. Dlatego podstawową kwestią, którą należy uregulować jest polityka bezpieczeństwa wobec informacji zapisanych na służbowych komputerach. Niezbędne staje się zainstalowanie oprogramowania antywirusowego, jednak zazwyczaj okazuje się ono niewystarczające. Poza tym nie chroni ono laptopa przed kradzieżą czy uszkodzeniem hardware’u. W tym celu najlepiej wyposażyć telepracownika w stalową linkę zabezpieczającą, którą podpina się komputer do nieruchomego, ciężkiego przedmiotu. Ponadto przydatna może okazać się odpowiednia, wytrzymała na wstrząsy i chroniona kodem torba. Dokumenty zawarte na dysku twardym laptopa powinny być szyfrowane, a dostęp do pulpitu zabezpieczony hasłem. Bez względu na stopień zaawansowania wykorzystywanych narzędzi ochrony informacji elektronicznych należy regularnie sporządzać kopie zapasowe danych. Wobec coraz szerszego korzystania z aplikacji, działających w ramach tzw. cloud computingu oraz utrzymywania się Polski w czołówce użytkowników mobilnego Internetu odpowiednim rozwiązaniem dla pracowników zdalnych może okazać się backup online. Do korzystania z programu potrzebny jest wyłącznie laptop podłączony do sieci i konto u wybranego usługodawcy. Kopie zapasowe wykonywane są automatycznie, bez ingerencji w bieżącą pracę użytkownika laptopa. – Backup online jest nie tylko dobrym sposobem na zabezpieczenie najważniejszych danych, ale również pozwala na wgląd w aktualne wersje dokumentów tworzonych przez współpracowników i podwładnych – argumentuje Maciej Żukowski, analityk finansowy firmy Ogicom – Umożliwia to sprawną pracę grupową i wspomaga elektroniczny obieg dokumentów.

Technologia dla mobilnych

Przy wyborze służbowego laptopa należy kierować się głównie trwałością jego obudowy, pojemnością baterii i wygodą użytkowania. Zalecane są urządzenia posiadające wbudowany mikrofon i kamerę, co umożliwia wideokonferencje i bliższy kontakt, zmniejszając poczucie wyizolowania. Przy regularnych wyjazdach poza biuro niezbędne stają się urządzenia zapewniające mobilny dostęp do internetu. Oprócz samego hardware’u należy również rozważyć inwestycje w niezbędne oprogramowanie. – Poza programami dedykowanymi dla poszczególnych branż warto zakupić aplikacje umożliwiające synchronizację poczty elektronicznej, kalendarza i kontaktów. Dzięki temu współpracownicy i przełożeni będą na bieżąco informowani o terminach spotkań i postępach w pracy – tłumaczy Wiktor Słup- Ostrawski, Key Account Manager firmy TotalSafe, dystrybutora programu BitBank do backupu danych online. Obok przenośnego komputera w wyposażeniu telepracownika powinny znaleźć się inne przydatne gadżety technologiczne. Zależnie od stopnia jego mobilności konieczne jest zaopatrzenie go w odpowiedni telefon komórkowy. Istotnym wyznacznikiem przy tym wyborze jest jego odporność na fizyczne uszkodzenia oraz wytrzymała bateria. Jeżeli często podróżuje samochodem wygodnym rozwiązaniem będzie również zestaw słuchawkowy bądź głośnomówiący. Taki sprzęt podwyższa też komfort pracy w biurze i sprawia, że pracownik nie musi przytrzymywać tradycyjnej słuchawki barkiem, zajmując się jednoczesnym sporządzeniem notatek. Ponadto warto zapewnić zmotoryzowanym pracownikom system do nawigacji satelitarnej, czyli popularne GPS. Bardzo przydatne okazują się także wielofunkcyjne zasilacze z wejściami do różnego rodzaju urządzeń elektronicznych. Dzięki nim telepracownik ma stały dostęp do energii elektrycznej i unika zabierania ze sobą stosu ładowarek, oddzielnych dla telefonu, laptopa i całej reszty przenośnego wyposażenia.