IFS wprowadza nową wersję rozwiązania do zarządzania dokumentacją zwiększającą wydajność pracy

By | 28/06/2010

Firma IFS udoskonaliła oferowane rozwiązanie wspierające zarządzanie dokumentacją, aby zwiększyć wydajność zarządzania dokumentami zarówno projektowymi, jak i firmowymi. Najnowsza wersja rozwiązania IFS Zarządzanie Dokumentacją, opracowana po wielu konsultacjach z klientami, zapewnia lepszą nawigację i wizualizację dokumentów, zwiększa bezpieczeństwo i kontrolę dokumentacji, a także pozwala na pełną integrację z wszystkimi programami pakietu Microsoft Office.

Po okresie spowolnienia firmy szczególnie poszukują sposobów na zyskanie przewagi konkurencyjnej.

W tej sytuacji poprawa metod zarządzania informacjami i danymi staje się w naturalny sposób priorytetem.

Nowa wersja IFS Zarządzanie Dokumentacją została zaprojektowana tak, aby uprościć ten proces i zmniejszyć obciążenia administracyjne związane z kontrolowaniem ogromu dokumentacji związanej z projektami biznesowymi o dużej skali.

Przechowywanie dokumentacji klientów, dostawców i wykonawców w centralnym systemie klasy ERP daje możliwość szybkiego zwiększenia przejrzystości danych i poprawy wydajności pracy dzięki skróceniu czasu potrzebnego na dostęp do właściwego dokumentu we właściwym czasie.

Jednym z pierwszych klientów, którzy zastosowali najnowszą wersję rozwiązania IFS Zarządzanie Dokumentacją w swojej działalności produkcyjnej, jest PMC Servi, wiodący producent systemów hydraulicznych. „Codziennie mamy do czynienia z ogromną rzeszą klientów i dostawców”– mówi Torgeir Lindtveit, Kierownik ds. Administracji w firmie PMC Servi. „W związku z tym rozwiązanie wpierające zarządzanie dokumentacją w naszej firmie musi być w stanie zarówno zarządzać napływem danych z poszczególnych projektów, jak i skrócić czas dostępu do nich. Dzięki IFS Zarządzanie Dokumentacją zyskaliśmy większą przejrzystość dokumentacji, a nasi pracownicy mogą szybko uzyskać dostęp do najnowszych, aktualnych danych i sprawniej reagować na zapotrzebowanie zgłaszane przez klientów i dostawców.”

IFS Zarządzanie Dokumentacją jest rozwiązaniem wyposażonym w funkcje udoskonalonej wizualizacji dokumentacji. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp tylko do dokumentacji związanej z ich aktualnymi priorytetami roboczymi. Zbędne dane są automatycznie usuwane z portalu dokumentów, co skraca czas poszukiwania potrzebnego dokumentu do zaledwie kilku sekund. Po raz pierwszy można też korzystać z pełnej integracji z wszystkimi programami pakietu Microsoft Office. Umożliwia to pracę z plikami w przyjaznym dla użytkownika formacie i znacznie ułatwia wykonanie zadań, ponieważ dokumenty można wprowadzać do systemu bezpośrednio z poziomu pakietu Office.

Udoskonalone rozwiązanie do zarządzania dokumentami pozwala też na zastosowanie specjalnych zabezpieczeń dokumentów. Wiele przedsiębiorstw przechowuje w tej chwili dokumenty wewnętrzne oraz dokumentację klientów, wykonawców i dostawców we współdzielonej sieci bez zastosowania odpowiedniego procesu bezpieczeństwa. Dodatkowa kontrola poprzez IFS Zarządzanie Dokumentacją oznacza, że zarówno pracownicy, jak i podwykonawcy mają dostęp do związanych z projektem dokumentów. Wszystkie dane można połączyć ze strukturą projektu, obiektami biznesowymi lub swobodnie konfigurowaną strukturą folderów dokumentów, mając przy tym do dyspozycji system kontroli wersji, mechanizm kopii bezpieczeństwa, zabezpieczenia i pełny zestaw funkcji zarządzania dokumentami.

„Można zauważyć, że coraz większa liczba firm podejmuje aktywne działania w kierunku optymalizacji procesów administracyjnych, aby uwolnić cenne zasoby i poprawić wydajność pracy – mówi Prezes korporacji IFS, Alastair Sorbie. „Aby ułatwić naszym klientom prowadzenie działalności oraz zwiększyć ich wydajność i przewagę konkurencyjną na rynku, IFS opracowuje i rozwija aplikacje biznesowe zgodnie z wymaganiami i oczekiwaniami naszych klientów.”